דו''ח מעקב אחר ביצוע תזרים

כלי

דו''ח מעקב אחר ביצוע תזרים

לוגו הארגון

התוכן בדף זה נכתב על ידי נערך על ידי חמוטל לרנר וצוותים מקמרון ומשיתופים


תקציר: 

תנו דעתכם לתרחיש הבא: תורם מתקשר כדי להודיע לכם שהתרומה שלו תגיע חודש מאוחר יותר מהמתוכנן. עליכם להחליט: האם בשל כך יש לדחות את הפעילות שהתרומה מממנת? האם אפשר למצוא לה מקורות מימון חלופיים זמניים?

ומה קורה אם הארגון נדרש להוציא הוצאה לא מתוכננת - האם יתרת המזומנים בקופה מספיקה כדי לממן אותה? האם הוצאה כזאת תפגע ביכולת לממן הוצאות מתוכננות, כמו משכורות למשל? אולי כדאי לקחת הלוואה? ואם כן, מתי יוכל הארגון להחזיר אותה?

הכלי הניהולי שתפקידו לתת מענה לשאלות מסוג אלה, ולרבות אחרות, הוא דו"ח המעקב אחר ביצוע התזרים. התזרים הארגוני נבנה טרם פתיחת שנת הפעילות, מיד לאחר בניית התקציב, ומספק תחזית של יתרות המזומנים הצפויות של הארגון בחודשים הקרובים. ואולם, במהלך השנה אין די בתזרים שתוכנן בתחילתה אלא יש להשוות בין התזרים שתוכנן לתזרים בפועל - כמה כסף נכנס ויצא מקופת הארגון בשבועות האחרונים.

דו"ח המעקב אחר ביצוע התזרים מספק תמונת מצב עדכנית ומדויקת של יתרות המזומנים של הארגון והשימוש בהן בהשוואה לתזרים המתוכנן. הדו"ח מאפשר להנהלה לקבל החלטות יום-יומיות מושכלות בתחום הניהול הפיננסי ולבצע בקרה על המצב הכלכלי, על מנת לוודא שהארגון אינו נכנס לגירעון נקודתי ולהיערך לקשיים תזרימיים באמצעות שינוי של הפעילות המתוכננת או ההוצאות המתוכננות.

בארגונים רבים, במיוחד בארגונים קטנים, מנכ"ל הארגון חש שהוא מעודכן בפרטי הפרטים של התנהלות הארגון ושאין צורך להעלות אותם על הכתב, או שההכנסות אינן בטוחות ולכן אין טעם לבנות תזרים. חשוב להדגיש כי לתחזית מעודכנת של תזרים המזומנים יש חשיבות קריטית בשמירת האיתנות הארגונית לטווח הארוך, גם אם יש אי ודאות לגבי מועד ההכנסות.

הכלי הוא חלק מהמדריך לניהול פיננסי מיטבי למנכ"לי ארגונים חברתיים שנכתב על ידי צוות מיזם תבונה, ומופיע בפרק השני: הכלים הפיננסיים והניהוליים . בפרק זה מופיעים גם הסברים על התזרים ועל התקציב, שעליו מבוסס התזרים.

גוף הכלי: 

כלי זה מציג מתכונת של דו"ח למעקב אחר ביצוע התזרים, שלתוכו יש להזין מדי כמה שבועות נתונים עדכניים ממערכת הנהלת החשבונות של הארגון.

הדו"ח מציג השוואה בין התזרים המתוכנן לבין התזרים בפועל - כלומר כמה כסף נכנס לארגון וכמה כסף יצא ממנו מאז תחילת השנה, ותחת אילו סעיפי תקציב. הדו"ח מבוסס על התזרים ובנוי בדומה לו לפי סעיפי הפעילות השונים, ואת הנתונים לדו"ח יש לקבל ממערכת הנהלת החשבונות של הארגון. ההשוואה בין התזרים המתוכנן לבין הביצוע מוצגת במספרים מוחלטים ובאחוזים, וכך ניתן לראות בקלות האם הביצוע חרג מהצפי ואם כן - לאיזה כיוון ובאיזה סעיף.

דו"ח המעקב אחר ביצוע התקציב הוא דו"ח תקופתי ויש לעדכן את הנתונים שבו מדי כמה שבועות או חודשים, בהתאם לגודל הארגון, מורכבותו ואופי הפעילות שלו: יש לעדכן את הדו"ח בתדירות גבוהה יותר ככל שהארגון מסועף יותר ובעל פריסה גיאוגרפית רחבה יותר, וככל שקיימת רמה גבוהה של אי ודאות לגבי התקבולים וגיוס הכספים. בדרך כלל יש לעדכן את דו"ח ביצוע התזרים פעם בחודש לכל הפחות; בארגונים שתקציבם מגיע לעשרות מיליוני שקלים יש לעדכן את הדו"ח מדי שבוע, ולעתים אף מדי יום.

לסיום

דו"ח המעקב אחר ביצוע התזרים הוא כלי עבודה חיוני למנכ"ל ולצוות הניהול הבכיר. בעזרתו תוכלו לזהות התפתחות מצבים פיננסיים בעייתיים של חוסר במקורות או עודף בהוצאות ביחס לתכנון, ולנקוט צעדים בהתאם. מומלץ להשתמש בנתוני הדו"ח כבסיס לקבלת החלטות ניהוליות שיאפשרו את השגת היעדים הארגוניים בהצלחה.

לכלי המלא: "דו"ח מעקב אחר ביצוע התזרים" לחץ כאן


לכלי זה מצורף קובץ אקסל שניתן להשתמש בו כבסיס לתכנון התזרים להורדת הקובץ לחצו כאן.