כיצד לארגן ארוחת ערב לצרכי גיוס כספים

כלי

כיצד לארגן ארוחת ערב לצרכי גיוס כספים

לוגו הארגון

כמו כל אירוע התרמה גם לארוחת ערב שמטרתה גיוס כספים יש להתארגן מראש ולתכנן את האירוע באופן יסודי. כיצד מתכננים? ומה התחומים אשר צריכים תכנון יסודי מראש?

להלן רשימת המרכיבים לביצוע ארוחת ערב מושלמת: 

1) ותק הארגון

ארגון צעיר יצטרך להשקיע מאמצים בארגון קבוצת הפעילים הראשונה לפעולה בתחומים השונים, וכן השקעה גדולה ביצירת קהל יעד שיהיה מעוניין להשתתף באירוע.

ארגון ותיק יצטרך להשקיע מאמצים בגיבוש רעיון חדש, מקורי ומעניין, וליצור רצף של עניין ואתגר לקהל התורמים שלו, בכדי שיהיו מעונינים להשתתף באירוע נוסף, ובתנאי שיהיה מעניין ומרגש.

2) מחויבות הפעילים

המודל האידיאלי הוא ליצור שילוב בין הצוות המקצועי לפעילים מתנדבים ויחד לגבש תכנית מלהיבה. אמנם קיימת האפשרות כי רק אנשי המקצוע יבצעו את כל אשר נדרש, אך יצירת קבוצה משולבת יחד עם הפעילים תיתן לארגון תחושה של מחויבות ונאמנות, וקשר ארוך טווח בין הפעילים לארגון.

יצירת אירוע המתוכנן ומבוצע רק ע"י גורמים מקצועיים, הופכת את הדינר ל-"אירוע תרבותי" תוך החמצה של ההזדמנות ליצור "אירוע ארגוני".

3) פוטנציאל רווח

חייבים להחליט מראש האם הדינר יהיה "אירוע התרמה" או אירוע "יחסי ציבור". אם הנהלת הארגון מצפה להכנסות כספיות, יש לתכנן את פוטנציאל הרווח מראש, ולפי ההחלטה לפעול באמצעים השונים לגיוס הכספים. אך אם פוטנציאל הרווח הוא נמוך - עלולה להיגרם אכזבה קשה בתום האירוע.

יש להדגיש כי קיום הדינר מתוך מגמת יחסי ציבור הוא לגיטימי, אך דורש היערכות ארגונית ומשאבים כספיים מיוחדים לשם כך.

הציפייה היא כי הדינר יכניס כסף, יכסה את עצמו וישאיר רווח הגון, צריכה בחינה מקצועית יסודית עוד בטרם התחילה "רכבת הדינר" לנוע ליעדה.

4) עיתוי בלוח הזמנים השנתי

ארגון המבוסס על תורמים גדולים הבאים מחו"ל בתקופת החגים ייאלץ להיכנס לרשימת אירועים צפופה המתקיימת בתאריכים אלו. עובדה זו עלולה ליצור קושי בנוכחות קהל משתתפים גדול, אשר מחויב לאירועים אחרים או "עייף" מהשתתפות בסדרת אירועים צפופה בזמן קצר. כמו-כן, יש לקחת בחשבון כי אירועים המתקיימים בסמוך לסוף שנת המס, עשויים להקל על התורמים לתכנון את תרומותיהם הכספיות בהתאם לתכנון הפיננסי המיועד לשנת הכספים הספציפית.

מומלץ לבדוק האם ארגונים אחרים מתכננים אירועים בתקופה הרצויה לארגון, וכן ליידע על ארגונים אחרים על האירוע והתאריך המתוכנן, בכדי למנוע התנגשויות.

5) יכולת ארגונית

  • ביצוע דינר מצריך יכולת ארגונית מרשימה בתחומים הבאים:
  • יכולת משרדית - מחשב, הדפסות, דואר, טלפונים, הנהלת-חשבונות.
  • יכולת הפעלת כוח אדם - גיוס ומיון, החדרת מוטיבציה, גיבוי וכיסוי בזמן תקלות, תאום ובקרה, קשר עם מתנדבים והפעלתם.
  • יכולת הפקה - תכנית אומנותית, הפקות דפוס, הוקרה לתורמים, יחסי ציבור ותקשורת.
  • יכולת כלכלית - לממן עלויות כוח אדם, הפקות דפוס, הזמנת מקום לאירוע וכדו'.

בכדי להפיק דינר, צריכה להיות יכולת "הניצוח על תזמורת": לראות את הפריטים ואת המכלול בו זמנית, לדעת לאן "יזרום" האירוע ולצפות ולמנוע מראש תקלות אפשריות. בכדי לפתח את ההיבט הארגוני בקיום דינר, מומלץ להקים ועדות מתנדבים בתחומים הבאים:

  • ועדת יחסי ציבור, תקשורת ופרסום.
  • ועדת שיווק האירוע - גיוס משתתפים.
  • ועדת תכנית אומנותית - תכנית הערב, תפריט ולוח-זמנים.
  • ועדת התרמה - טיפול בתורמים גדולים, חסויות עסקיות וחוברת ברכות.

המספר המינימלי של חברים בכל ועדה הוא - 3.

בצמוד לכל ועדה כזו יעבוד איש המקצוע האחראי על התחום ויחד תגובש התכנית ותבוצע בפועל התכנית, עד למימושה המלא. תפקיד המנהל וההנהלה מתמקד ביצירת הכלים להצלחת האירוע, על-ידי:

  • בחירת אנשי מקצוע מתאימים.
  • בחירת מתנדבים פעילים מתאימים.
  • חיבור עמוק בים אנשי המקצוע למתנדבים בפועל.
  • אחריות לגיבוש תכנית העבודה לדינר.
  • אחריות וליווי ביצוע תכנית העבודה במלואה.

המנהל איננו מומחה מקצועי בכל התחומים הנדרשים לשזירה משותפת לצורך ההפקה המלאה של הדינר, אך הבנתו הבסיסית בנושאים, היכרותו עם הנפשות הפועלות, ויכולתו "להניע" את כל המערכת לקראת הפקה מושלמת - הם המבחן להצלחתו כמנהל. ביצוע דינר הינו תהליך עתיר עבודה, זמן ומשאבים. ההצלחה יכולה לתרום לארגון, בנוסף למשאבים כספיים, גם תרומה במישורים נוספים:

  • שיפור תדמיתי.
  • גיוס תומכים ואוהדים חדשים.
  • העמקת הקשר והמחויבות של פעילים קיימים.
  • שיפור יכולות מקצועיות.
  • עידוד אווירה טובה ומוטיבציה בכל הארגון.
  • איתור וזיהוי של תורמים ותרומות חדשות לטווח הקצר הארוך.

מוצע לכל ארגון לבחון את עצמו ב-"סקר היתכנות קצר" את מידת מוכנותו לקיים אירוע התרמה. אם, חלילה, מתבררת תמונה עגומה במהלך ההכנות לאירוע ובסמוך לקיומו - עלול הנזק לארגון להיות גדול ומשמעותי וזמן ההתאוששות יהיה ארוך מאד.

כמו-כן, מומלץ להשקיע בדו"ח מסכם לאחר האירוע, אשר בו יופקו הלקחים והמסקנות, בכדי שכל הידע שנרכש ישמש את הנדבך לנקודת ההתחלה של הדינר.

עדיף כי הדינר יהיה מציאות ממשית ומוצלחת, מאשר "חלום מתוק" בלבד.

פרטים נוספים

קרדיט: בני גור, מנהיגות אזרחית

ינואר 2002