ניהול משימות באאוט-לוק

כלי

ניהול משימות באאוט-לוק

לוגו הארגון

תקציר:  

בכל ארגון ישנן משימות שברצוננו לתעד ולנהל מעקב אחר ביצוען. ישנן משימות רבות אשר מספר גורמים בארגון שותפים להוצאתן אל הפועל, ועל כן נרצה לאפשר שקיפות מלאה לגבי חלוקת התפקידים ואופן התקדמות המשימה בהתאם לכל אחת מאבני הדרך ולכל אחד מן הגורמים השותפים.

כלי זה עוסק בניהול משימות באמצעות ה-  Out Look גרסת 2007. בכלי יושם דגש על האופן בו יוצרים משימות חדשות, צופים במשימות קיימות, מקצים משימה לאיש קשר, מגדירים סדרי עדיפויות ולוחות זמנים לביצוע, שיוך לקטגוריות (פרויקטים, תחומי עשייה וכד'), קביעת תזכורות, צפייה במשימות על פני ציר הזמן ועוד.

גוף הכלי:  

להלן פירוט הפונקציות בהן ניתן להשתמש לניהול המשימות והדגמה באמצעות תצלומי מסכים:

  1. מודול ניהול המשימות: ניווט לניהול המשימות והכרת מבנה הדף.
  2. פתיחת משימה חדשה: הגדרת המשימה על כלל המאפיינים שלה (כותרת, תאריך התחלה וסוף וכד'), שיוך לקטגוריה והקצאת בעל תפקיד למשימה.
  3. מעקב ובקרה על המשימות: מעקב ביצוע משימות בהתאם לסטטוס המשימה (טרם החלה, בביצוע, הסתיימה), לאור ציר הזמן, עפ"י בעל תפקיד כולל קבלת דוח מצב על סטטוס המשימה וכד'.
  4. מיון המשימות: הצגת סדר המשימות על פי פרמטרים נבחרים על ידי המשתמש - קטגוריות, תאריך התחלה, תאריך יעד, חשיבות וכד'.

לתצלומי המסכים על פי השלבים לחץ/י כאן


לסיום:

שימוש בכלי ייעודי המאפשר לנהל את המשימה משלב ההגדרה ועד לסיומה, יסייע לעמותה לנהל באופן יעיל ואפקטיבי יותר את המשימות שלה. מודול המשימות ב- Out Look מאפשר לקשור בין משימות לאנשים על גבי פלטפורמה אחידה המשמשת את כלל הארגון ונגישה לכלל בעלי התפקידים.

לעמותות בהן אין תוכנת Out Look, ניתן לעשות שימוש במנגנונים לניהול משימות המצויים ברשת האינטרנט.

בלינק הבא תוכלו למצוא פירוט של תוכנות רבות ומגוונות:

http://wiki.43folders.com/index.php/Category:Todo_Software

לקריאה נוספת על טכנולוגיה במגזר השלישי, מומלץ להיכנס למדריך למנהל/ת: טכנולוגיות מידע בארגוני מגזר שלישי.