ניתוח SWOT

כלי

ניתוח SWOT

לוגו הארגון

תקציר

כלי המאפשר למפות את הסביבה החיצונית והפנימית של הארגון- מומלץ לשימוש לשם - אבחון מצבו הכללי של הארגון, אבחון פרויקט מסוים, אבחון תחום (צוות, מתנדבים, סביבה פיזית, תוכניות וכד').

הנחיות כלליות לביצוע הSWOT

קובץ:SWOT en.svg
טבלת SWOT
כלי המאפשר למפות את הסביבה החיצונית והפנימית של הארגון- מומלץ לשימוש לשם - אבחון מצבו הכללי של הארגון, אבחון פרויקט מסוים, אבחון תחום (צוות, מתנדבים, סביבה פיזית, תוכניות וכד').
  • בראש ובראשונה יש לשמר את רעיון האבחון בתודעה הארגונית. אחת לשנה בין אם בשגרה ובין אם לאור משבר יש לבצע את הניתוח ולזהות מהו בדיוק מצב הארגון.
  • חשוב לזכור כי גם אם המצב טוב היום, אין בזאת משום הבטחה שהוא יישאר כך בשנה הבאה. האבחון מאפשר לנו לזהות ולהתכונן למצבי חירום אשר עלולים לפגוע בנו בהמשך. לדוגמה: ארגון שמקבל מימון לשלוש שנים נמצא במצב מצוין בשלוש השנים הנוכחיות ועשוי לשכוח/להתעלם מן העובדה כי בעוד כמה שנים יאלץ לשנות את דרך פעילותו. ניתוח הSWOT יעורר את תשומת לב מנהלי הארגון הנ"ל ויביא אותם להתמודדות עם הבעיה מבעוד מועד.
מי מבצע את ה-SWOT
  • המנהל הוא זה שצריך להוביל את תהליך אבחון הSWOT.
  • כדאי להיעזר בעובדים נוספים מתוך הארגון, מנהלים עמיתים מארגונים אחרים, קהל היעד אליו פונה הארגון (במידת האפשר), תורמים, בעלי מקצוע ועוד גורמים נוספים שבאים במגע עם הארגון לשם איסוף ואימות אינפורמציה. לדוגמה: הדרך הטובה ביותר לגלות אם השרות שהארגון שלי נותן לוקה בחסר היא דרך תשאול קהל היעד אליו אני פונה במקביל לתשאול בעל המקצוע.
שלבי עבודה לביצוע הSWOT
  1. מפה את העוצמות (Strengths) של הארגון. תאר את הגורמים האפשריים להצלחתו של הארגון, ה"נכסים", הגורמים הקיימים בתוך הארגון המקדמים אותו בדרך להצלחתו. לדוגמה: כוח אדם מיומן, מוטיבציה להצלחה, יחסי עבודה בתוך הצוות.
  2. מפה את החולשות (Weaknesses)- אותם גורמים אשר מהווים חסמים פוטנציאליים להצלחה בתוך הארגון. לדוגמה: חוסר במשאבים, חוסר בניסיון קודם, היעדר מקורות ידע, היעדר שותפויות.
  3. מפה את ההזדמנויות (Opportunities)- אותם גורמים הנמצאים מחוץ לארגון אשר עשויים להוות הזדמנות ולסייע להצלחתו. לדוגמה: עניין רב של תורמים חדשים בארגון, דרישה גוברת למענה שהארגון מספק.
  4. מפה את האיומים (Threats)- הגורמים אשר נמצאים מחוץ לארגון ומהווים איומים אשר עלולים למנוע מהארגון לעמוד ביעדיו. לדוגמה: מצב חברתי או כלכלי, החלטות מוסדיות לגבי אוכלוסיית היעד, חוסר הכרה בצרכים של אוכלוסיית היעד.
  5. נסה לזהות חולשות ואיומים מאותו המימד אשר עלולים ליצור "בטן רכה" בארגון. לדוגמה- אם נמצא בחולשות כי אנו לא יודעים לספק שירות אדיב, ונמצא באיומים כי המתחרים שלנו מתחזקים, אזי יש לנו "בטן רכה" בה החיבור בין חולשה לאיום מגדיל את הסיכון כי קהל היעד שלנו יפנה למתחרים. כעת עלינו לתכנן תוכנית עבודה לשם שינוי המצב.
  6. נסה לזהות עוצמות והזדמנויות מאותו המימד אשר עשויות ליצור "מנוף" אותו ניתן לנצל לטובת הארגון. לדוגמה- אם נמצא בעוצמות שצוות הארגון מיומן ביותר במתן שירות זריז ויעיל, ונמצא בהזדמנויות שהביקוש לשרות אותו הארגון מספק עולה בחודשים האחרונים, אזי יש לנו "מנוף" אותו נוכל לנצל לטובתנו. כעת עלינו לתכנן תוכנית עבודה לשם ניצול המצב.

דוגמה לאבחון SWOT- עמותת "יצירה"

עמותת "יצירה" היא עמותה דמיונית, העוסקת בפיתוח חשיבה יצירתית. העמותה מתמודדת עם שני אתגרים: להעמיק את חדירתה בקהלי יעד רלבנטיים ולהתפתח לתחומי פעילות חדשים ו/או לקוחות חדשים. במקביל, מתמודדת העמותה עם הצורך לגייס מדריכים שיתאימו להיקף הגדל של הפעילות ולפרופיל העתידי של העמותה.

מנהל העמותה חש כי לאחר מספר שנים של פעילות נקלעה העמותה לדשדוש. הוא כינס את הצוות הבכיר לחשיבה מחדש באמצעות SWOT. הצוות הקדיש 3 מפגשים בני 3 שעות כל אחד. את המפגשים הנחה מנהל העמותה. כחלק מכללי המפגש הוגדר כי בשלב הראשון כל רעיון / דעה ירשמו ולא יעשה כל סינון לדברים. הנאמר בכל מפגש סוכם והופץ למשתתפים לקראת המפגש הבא. כמו כן, התבקשו המשתתפים לחפש ולהביא למפגש הבא נתונים, עדויות, ראיות מסוגים שונים - כל מה שיכול לתמוך או להפריך כל אחת מה"השערות" שעלו בשלב הדיונים.

להלן תוצרי השלב הראשון:
עוצמות פנימיות
  • צוות מקצועי
  • צוות בעל מוטיבציה להצלחה
  • לקוחות מזוהים לפרויקטים העיקריים של העמותה
  • עבודת צוות מצוינת בקרב חברי הצוות-תיאום,הפריה הדדית, פרגון
הזדמנויות חיצוניות
  • נושא אשר נמצא על סדר היום של גורמים מוסדיים שונים
  • חבירה לארגונים מקבילים אשר מספקים שירותים משיקים לצורך של שיתוף פעולה ויצירת סינרגיה
  • קהל יעד של נוער בסיכון אינו מטופל באמצעות עמותות מסוג זה. הפעלת התערבויות העמותה על קהל זה הנה ייחודית.
חולשות פנימיות
  • משאבים לא מספקים לאורך זמן התכנון "על-הקצה"
  • פרויקטים שמתקשים מאוד לקיים עצמם באופן עצמאי
  • מנהל חדש אשר עדיין נמצא בתהליך כניסה לתפקיד
  • תחושה של "התפזרות לכל הכיוונים", חוסר מיקוד
איומים חיצוניים:
  • תחרות מצד ארגונים מקבילים אשר מספקים שירותים שנתפסים כדומים
מתוך ניתוח זה עלה:
  1. "בטן רכה"- השילוב בין החולשה של "תחושה של "התפזרות לכל הכיוונים", חוסר מיקוד" לבין האיום של "תחרות מצד ארגונים מקבילים אשר מספקים שירותים שנתפסים כדומים" יוצר "בטן רכה" שעלינו להיזהר מפניה. מתוך הניתוח עולה כי במידה ולא נפתור את בעיית חוסר המיקוד אנו עלולים לאבד חלק מקהל היעד שלנו לארגונים מתחרים.
  2. "מנוף"- השילוב בין העוצמה "צוות מקצועי" לבין ההזדמנות "נושא אשר נמצא על סדר היום של גורמים מוסדיים שונים" יוצר "מנוף" אותו נוכל לנצל לטובתנו. מתוך הניתוח עולה כי שימוש מושכל בצוות המקצועי יאפשר גיוס רחב יותר של קהל יעד.

פרטים נוספים

קישור לכלי המלא

ניתוח SWOT) עוצמות, חולשות, הזדמנויות, איומים ).pdf

קרדיט

התוכן בדף זה נכתב על-ידי צוות שיתופים