מדריך - קוים מנחים להכנה ולהצגה של תקציב בארגונים שלא למטרות רווח
התקציב הוא אחד מכלי הניהול העיקריים שעומדים לרשות הנהלת הארגון ומשמש להקצאת משאבים יעילה, ולמעקב אחרי התקדמות הביצוע ביחס לתכנון. למרות חשיבותו הרבה של התקציב, ארגונים רבים פועלים ללא תקציב בכלל, או עם תקציב שמשמש רק לצורך גיוס משאבים. מטרתו של מסמך זה היא להציע קווים מנחים לתקציב נכון שמשרת הן
את הנהלת הארגון והן את שאר בעלי העניין החיצוניים לארגון. להלן הנושאים העיקריים המוצגים במסמך:
הכנת תקציב ארגוני:
תהליך הכנה מסודר של תקציב הוא חלק מתהליך התכנון הכללי בארגון, שבאמצעותו יכולה הנהלת הארגון לבחון מחדש את הקצאת המשאבים שלו ביחס ליעדים ולתכנית העבודה, וכן לבחון חלופות להשגת היעדים בדרכים יעילות יותר. השלב הראשון בהכנת התקציב הוא תחזית הכנסות שמטרתה היא להעריך את היקפם והרכבם של המשאבים שיעמדו לרשות הארגון. אישור המסגרת התקציבית קובע את מידת הסיכון שהנהלת הארגון מוכנה לקחת.
התקציב הארגוני צריך לשקף את הפעילויות השונות שמתרחשות בארגון ולהציג אותן בצורה כלכלית ברורה. שיוך נכון של ההכנסות וההוצאות לפעילויות השונות מבטיח שהתקציב יוכל לסייע להנהלת הארגון בתכנון ובקבלת החלטות.
המפה הכלכלית:
המפה הכלכלית היא כלי תכנוני מרכזי שבעזרתו יכולה הנהלת הארגון לבחון את האינטראקציה הכלכלית שבין הפעילויות השונות של הארגון, וכן את ההשלכות של צעדי מדיניות שונים. המפה הכלכלית מציגה את התרומה הכלכלית של כל תכנית, שהיא ההשפעה נטו שיש לכל תכנית על העודף או הגירעון הכולל שלה ארגון. באמצעות
האבחנה בין תכניות מסבסדות לתכניות מסובסדות נוצר "תג מחיר" על התכניות המסובסדות, שממחיש מהי המשמעות הכלכלית של המשך סבסודן.
תקציב לתכניות חדשות:
בנוסף לתקציב הארגוני יש צורך לעתים לתכנן פעילויות חדשות ולהכין תקציב עבורן. בנייה נכונה של תקציב לפעילות חדשה צריכה להתחיל במטרות התכנית ולענות על השאלה מהי הקצאת המשאבים המיטבית שנדרשת להשגת מטרות אלה. לשם כך יש צורך להגדיר מהן התפוקות של התכנית שאותן ניתן למדוד. לאחר שהוגדרו התפוקות יש צורך להעריך מהי הקצאת המשאבים שנדרשת לצורך השגתן בדרך היעילה ביותר.
תקציב ארגוני כאשר ישנם מספר סניפים:
כאשר ישנם מספר סניפים יש צורך להציג את חלוקת הפעילות בין הסניפים השונים בתקציב הארגוני. ייחוס ההוצאות לסניפים תלוי בצורת הפעילות שלהם ובקשר בין הסניפים לתכניות. כך למשל יהיה ייחוס שונה של עלויות במקרה שקיומו של הסניף תלוי בקיומה של תכנית מסוימת לעומת מקרה אחר שבו הארגון מפעיל מספר תכניות זהות בכמה סניפים.
מעקב ובקרה תקציביים:
השימוש העיקרי בתקציב לצורך ניהול שוטף הוא למעקב אחרי ההכנסות וההוצאות בפועל של כל הפעילויות בהשוואה לתקציבים שאושרו להם. מערכת ניהול תקציב נכונה חייבת להתבסס על נתונים מהנה"ח של הארגון ולכן יש צורך להתאים את אינדקס הכרטיסים בהנה"ח למבנה התקציב. רמת הפירוט של אינדקס הכרטיסים מכתיבה את מידת יכולתו של הארגון לנהל מעקב מדויק על עלויותיו. בנוסף לכך צריכה מערכת ניהול התקציב להציג את התקציב בחתכים שונים שדרושים להנהלת הארגון, לדוגמה: חתך לפי תכניות, חתך לפי סניפים, חתך לפי סוגי הוצאות וכיוב'. מעקב תקציבי מסודר משמעו הפקת דו"חות ביצוע ביחס לתקציב תקופתיים (רצוי פעם בחודש, אך לא פחות מפעם ברבעון) והפצתם לכל
להורדת המדריך המלא: קוים מנחים להכנה ולהצגה של תקציב בארגונים שלא למטרות רווח
מקורות:
המחבר הוא יועץ כלכלי המתמחה בניהול כלכלי ופיננסי של מלכ"רים, מרצה בתכניות לתואר שני בניהול מלכ"רים באוניברסיטת בן גוריון ובאוניברסיטה העברית וכן בתכניות להכשרת מנהלים בארגונים חברתיים באוניברסיטת תל אביב ובמרכז הישראלי לניהול.
העקרונות המוצגים במסמך זה מיושמים הלכה למעשה במערכת ממוחשבת לניהול תקציב שפותחה ע"י המחבר