דו"ח מעקב אחר ביצוע התקציב

תקציר:

תקציב שנתי הוא כלי הכרחי להשגת היעדים הרצויים של הארגון, ובנייתו היא תהליך ארגוני חשוב. ואולם, גם אם בניתם תקציב ארגוני מפורט המשקף נאמנה את יעדי הארגון, התקציב ישמש ככלי עבודה רק אם יתנהל מעקב תדיר אחר ביצועו.

כלי זה מציג מתכונת של דו"ח למעקב אחר ביצוע התקציב, ובעזרתו תוכלו לענות על שאלות בסיסיות לניהול הפיננסי של הארגון, כגון: האם בפעילויות השונות מושקעים התקציבים שהוקצו לכך? באיזה תחום יש חריגה מהמתוכנן? באיזו פעילות עדיין לא נוצל התקציב אף על פי שחלפה כבר חצי שנה?

הדו"ח הוא כלי עבודה למנכ"ל ולצוות הניהול הבכיר, והוא משמש אותם בדיונים המשותפים המתקיימים מעת לעת. מדו"ח זה אפשר ללמוד על מגמות הארגון מבחינה תקציבית ולזהות התפתחות מצבים פיננסיים בעייתיים של חוסר במקורות או עודף בהוצאות ביחס לתכנון, כדי לתת להם מענה הולם.

לכלי זה מצורף קובץ אקסל המכיל דוגמה לדו"ח מעקב אחר ביצוע התקציב. להורדת הקובץ לחצו כאן

(ראה/י גיליון מעקב ביצוע התקציב מול תכנון)
הכלי הוא חלק מהמדריך לניהול פיננסי מיטבי למנכ"לי ארגונים חברתיים שנכתב על ידי צוות מיזם תבונה, ומופיע בפרק השני: הכלים הפיננסיים והניהוליים. בפרק זה מופיע גם החלק העוסק בבניית התקציב, שעליו מתבסס דו"ח המעקב אחר ביצוע התקציב.

גוף הכלי:

דו"ח זה מציג השוואה בין התקציב המתוכנן שאושר על ידי הנהלת הארגון בתחילת שנת הפעילות לבין ביצוע התקציב בפועל – כלומר כמה כסף נכנס לארגון וכיצד נעשה בו שימוש. הדו"ח מבוסס על התקציב ובנוי בדומה לו לפי סעיפי הפעילות השונים, ואת הנתונים לדו"ח יש לקבל ממערכת הנהלת החשבונות של הארגון. ההשוואה בין התקציב המתוכנן לבין הביצוע מוצגת במספרים מוחלטים ובאחוזים, וכך ניתן לראות בקלות האם הביצוע חרג מהצפי ואם כן – לאיזה כיוון ובאיזה סעיף. הכלי הוא בסיס לשיח בין המנכ"ל, מנהל הכספים והצוות הניהולי הבכיר על העמידה ביעדים הארגוניים.

דו"ח המעקב אחר ביצוע התקציב הוא דו"ח תקופתי ויש לעדכן את הנתונים שבו מדי כמה שבועות או חודשים, בהתאם לגודל הארגון, מורכבותו ואופי הפעילות שלו: יש לעדכן את הדו"ח בתדירות גבוהה יותר ככל שהארגון מסועף יותר ובעל פריסה גיאוגרפית רחבה יותר, וככל שקיימת רמה גבוהה של אי ודאות לגבי התקבולים ולגבי מקורות המימון. הדו"ח הבסיסי שבכלי זה הוא דו"ח רבעוני, אך בארגונים שנפח הפעילות שלהם גדול מ-10 מיליון ₪ בשנה מומלץ לעדכן את הדו"ח מדי חודש.

לסיום

דו"ח המעקב אחר ביצוע התקציב הוא כלי עבודה חיוני למנכ"ל ולצוות הניהול הבכיר. בעזרתו תוכלו לזהות התפתחות מצבים פיננסיים בעייתיים של חוסר במקורות או עודף בהוצאות ביחס לתכנון, ולנקוט צעדים בהתאם. מומלץ להשתמש בנתוני הדו"ח כבסיס לקבלת החלטות ניהוליות שיאפשרו את השגת היעדים הארגוניים בהצלחה.

לחץ/י כאן לקובץ האקסל הנלווה לכלי (ראה/י גיליון מעקב ביצוע התקציב מול תכנון)

להורדת PDF של מאמר זה