מפת דרכים פיננסית למנכ"ל

תקציר: 

מתי מתחילים להכין את התקציב השנתי? אחת לכמה זמן יש לעדכן את ההסכמים מול ספקים? ומתי כדאי להתחיל לחשוב על התזרים של השנה הבאה?

הניהול הפיננסי של הארגון החברתי כרוך בביצוע משימות רבות ומגוונות: החל ממטלות שוטפות המתבצעות מדי יום, שבוע או חודש וכלה בתהליכים מורכבים הדורשים עבודת צוות ואורכים כמה חודשים. מנכ"ל הארגון צריך להיות מודע לתהליכים ולמשימות אלו, לנהל אותם ולקבל דיווחים על התקדמותם.ח

מטרת כלי זה היא להציע לוח זמנים שנתי לניהול התהליכים הפיננסיים המרכזיים בארגון מנקודת המבט של המנכ"ל. 

הכלי הוא חלק מהמדריך לניהול פיננסי מיטבי למנכ"לי ארגונים חברתיים שנכתב על ידי צוות מיזם תבונה, ומופיע בפרק השני: הכלים הפיננסיים והניהוליים .

גוף הכלי:

הכלי שלפניכם מפרט את הדו"חות והכלים השונים המשמשים בניהול הפיננסי של הארגון ודורשים מעקב והתייחסות במהלך השנה, לצד המלצה ללוחות זמנים לטיפול בהם. מפת הדרכים מציעה תשובות לשאלות כמו:

-מתי יש להתחיל בהכנת התקציב השנתי?
-מתי יש לבחון מחדש את התמחיר של פעילויות הארגון, כדי לוודא שההכנסות (מהשתתפות נהנים או מתמיכות) מכסות את כלל ההוצאות?
-באיזו תדירות יש להכין ולהגיש למנכל דוחות ניהוליים חשובים בתחום הפיננסי? לדוגמה: דיווחים על ביצוע התקציב והתזרים, מעקב גבייה, דיווחי ועדת ההשקעות של הארגון?
-מהן הבדיקות השוטפות שעל אגף הכספים בארגון לבצע ומתי יש לבצע אותן? לדוגמה: בדיקת חשבונות בנקים, בדיקת הוצאות כוח אדם ובדיקת תנאי רכש מספקים

בקובץ המצורף תמצאו טבלה המתארת את הדו"חות והכלים הפיננסיים השונים וכן לוח זמנים מוצע להכנתם ולמעקב לאורך השנה; לאחריה מקרא לפריטים המופיעים בטבלה וכמה הערות הבהרה כלליות. הכלים והלו"ז הם בבחינת המלצה, וארגון שבוחר להשתמש בהם צריך לבחון את התאמתם לצרכיו ולקבוע את לוח הזמנים המתאים לו. 

להורדת הקובץ: "מפת דרכים פיננסית למנכ"ל: משימות הניהול הפיננסי לאורך השנה" לחץ כאן

הכלי אינו מפרט את תפקידי אגף הכספים או מנהל הכספים של הארגון אלא מציע מבט-על לגבי תהליכים מרכזיים שהמנכ"ל צריך להיות מעורב בהם ופריסתם לאורך השנה. זהו גם בסיס לתיאום ציפיות בין המנכ"ל ומנהל הכספים לגבי העבודה השוטפת של אגף הכספים בארגון. לתיאור מפורט יותר של תפקידי אגף הכספים עיינו בפרק השלישי של המדריך לניהול פיננסי מיטבי: המסגרת הארגונית לניהול הפיננסי.

לסיום

הניהול הפיננסי הוא נדבך מרכזי בניהול הארגון החברתי. מרבית העבודה היום-יומית בתחום הפיננסי נתונה בידי אנשי הכספים של הארגון, שזהו מקצועם, אך התהליכים המשמעותיים דורשים מעורבות של שכבת ההנהלה ושל המנכ"ל. תכנון מוקדם של המשימות הנדרשות, כולל לוח זמנים שנתי לביצוע תהליכים אלה, עשוי לייעל את ההיערכות לקראתם ואת הניהול הפיננסי בכללותו.

להורדת PDF של מאמר זה