בניית תקציב ארגוני

תקציר:
התקציב הארגוני הוא הבסיס לפעילות השנתית של הארגון. התקציב אינו רק מסמך כלכלי המפרט את ההוצאות וההכנסות הצפויות באותה שנה – המספרים משקפים את המטרות השנתיות של הארגון והתקציב נבנה רק לאחר שהארגון קבע את יעדיו לשנה הבאה, ובהתבסס על הפעילות בשנה הקודמת ועל צרכים משתנים של השוק.

בניית תקציב מאוזן המשקף נאמנה את תחזית הפעילות השנתית של הארגון היא תהליך מורכב, שבמהלכו יש לתמחר בנפרד כל פעילות (מהי העלות של הפעלת הוסטל? של טיפול ב-30 ילדים עם מוגבלויות במעון יום? של הפעלת משרד ובו 8 עובדים?), לבדוק מה הם המקורות הכספיים שמממנים אותה (פילנתרופיה, מימון ממשלתי, השתתפות מוטבים והכנסות עצמאיות) ולהחליט האם, מתי וכיצד תבוצע הפעילות בשנה הקרובה. אפשר לומר שהתוצאה היא שילוב של "מה שאנחנו רוצים לעשות" עם "מה שאנחנו יכולים לעשות". במהלך בניית התקציב ייתכן שיהיה צורך לשנות את היעדים שנקבעו, בשל קשיים תקציביים.

מטרת כלי זה היא להנחות אתכם בתהליך המורכב של בניית התקציב.

הכלי הוא חלק מהמדריך לניהול פיננסי מיטבי למנכ"לי ארגונים חברתיים שנכתב על ידי צוות מיזם תבונה, ומופיע בפרק השני: הכלים הפיננסיים והניהוליים בפרק זה מופיע גם החלק העוסק בתמחיר, ומומלץ לעיין בו לקראת הכנת התקציב.

לכלי זה מצורף קובץ אקסל המכיל את הטבלאות השונות המופיעות בכלי, וניתן להשתמש בו כבסיס להכנת התקציב הארגוני. להורדת הקובץ לחצו כאן

כמה הגדרות לפני שמתחילים:

תקציב – צפי הקצאת האמצעים הכספיים וההוצאות הצפויות לכל פעילויות הארגון.
תמחור – כימות שיטתי של כלל העלויות של כל פעילויות הארגון
(ישירות, עקיפות, משתנות וקבועות).

גוף הכלי:
כלי בניית התקציב מגדיר מושגים ותהליכים רלוונטיים לתהליך הכנת התקציב וקובע עקרונות לבנייה נכונה שלו. בכלי תמצאו תשובות לשאלות הבאות:

• מהי המשמעות הארגונית של התקציב?
• מהי המפה הכלכלית של הארגון ומה הקשר בינה לבין התקציב?
• מהו המבנה הרצוי של התקציב הארגוני ומה משמעות כל סעיף?
• מהם השלבים השונים בתהליך בניית התקציב ומי אחראי לכל שלב?
• כיצד לנהל ביעילות את תהליך הבנייה ומהו לוח הזמנים המומלץ לתהליך זה?
• מתי ואיך יש לעדכן את התקציב הארגוני לאחר אישורו?
• מדוע חשוב לשמור על התאמה בין סעיפי התקציב לאינדקס הנהלת החשבונות?

הכלי נחלק לכמה פרקים:
1. מהות התקציב, מטרתו וחשיבותו לארגון
2. המפה הכלכלית ומרכזי רווח
3. מבנה התקציב
4. תקציב מאושר מול תקציב מותנה
5. תקציב שוטף מול תקציב פיתוח
6. תהליך בניית התקציב
7. עדכון התקציב
8. התאמה בין התקציב לאינדקס הנהלת החשבונות

לסיום
בניית התקציב היא תהליך ארגוני חשוב מאין כמוהו אשר אורך כמה חודשים ושותפים לו גורמים מרכזיים בארגון. זהו תהליך מעצב של חיבור הגורמים השונים בארגון למשמעויות הכלכליות של הפעילויות, ובו נוצר שיח המשלב בין הסוגיות הערכיות-חברתיות לבין המשמעויות הכלכליות. מורכבות התהליך נובעת מחשיבותו – זהו הבסיס לפעילות השנתית של הארגון, וחיזוי נכון שלה על סמך נתונים מעודכנים יגדיל את הסיכויים להצלחתה.