שיקולים בעיצוב מבנה ארגוני

מבנה ארגוני מהווה תשתית חשובה מאד לתפקודו של ארגון. מבנה כשמו כן הוא מהווה יסודות ועל כן מומלץ לא לערוך בו שינויים בתכיפות גבוהה מדיי שהרי כתשתית הוא אמור להוות פלטפורמה לעבודה. יחד עם זאת, יש להיזהר מקיבעון של המבנה, בעיקר כאשר חלים שינויים מהותיים בסביבה או בתפיסה האסטרטגית של הארגון.

שינוי במבנה הארגוני דורש תהליך חשיבה מובנה הלוקח בחשבון את מירב השיקולים הרלוונטיים.

להלן אוסף השיקולים עבור המנהל/ת לקראת קבלת ההחלטה אודות עיצוב המבנה הארגוני

כלי זה מציע את השיקולים שיש לבחון כלפי המבנה של ארגון ואינו מהווה המלצה לקביעת המבנה הארגוני. כפי שעולה מהשיקולים המוצעים בכלי זה, עיצוב המבנה הארגוני הוא תהליך מורכב ויש לעשותו בעזרת אנשי מקצוע.   

עשרת השיקולים בתהליך שינוי ועיצוב של מבנה ארגוני:

1. אסטרטגיה: המבנה הוא כלי יישומי של האסטרטגיה הארגונית, הנחות העבודה האסטרטגיות ועקרונות הפעולה הרצויים. המבנה נועד לסייע לארגון להשיג את מטרותיו וליישם את האסטרטגיה שלו.
2. ליבת הארגון: המבנה חייב להוות בראש ובראשונה בסיס התומך ב -" Core Business ". יש לבצע ניתוח של הארגון ולמפות את גרעיני העשייה שלו בטרם מכריעים על המבנה יש לייצר מבנה שבו מרכז הכובד הארגוני יינתן לליבת הארגון ושאר המרכיבים יפעלו כתמיכה בליבה.
3. לקוחות: המבנה הוא תהליך פנים ארגוני, אך חשוב מאד שבעיצובו תעשה חשיבה משמעותית על הדרך שבה הוא מעודד או מפתח את הקשר עם גורמים מחוץ לארגון: שותפים, לקוחות, ספקים וכיו"ב. המבנה משפיע בצורה אקוטית על תהליך העבודה עם הלקוח ולכך יש הכרעה גבוהה על הצלחת הארגון במשימתו.
4. תהליכי עבודה: חייבת להיות הלימה בין המבנה הארגוני לתהליכי העבודה. הרבה פעמים מכריעים על מבנה ארגוני בטרם נעשית חשיבה מעמיקה על תהליכי העבודה. ואיך ניתן שתהליכי העבודה יתמכו במבנה ויאפשרו לארגון ליהנות מיתרונותיו. יש חשיבות גבוהה לניתוח מקדים של התהליכים הנגזרים מהמבנה.
5. קבלת החלטות : המבנה צריך לתמוך בתהליכי קבלת החלטות נדרשים. כתוצאה מהמבנה ניזונים פעמים רבות הפורומים והמפגשים הפורמאליים והבלתי פורמאליים בין מנהלים וכך נוצרת הנגזרת של תהליכי קבלת ההחלטות. תהליכים אלו קריטיים לתפקודו ועתידו של הארגון, לכן יש לקחת בחשבון מרכיבים אלו בעיצוב המבנה הסופי.
6. מוטות שליטה: המבנה צריך לנוע בין טווח רחב של חופש פעולה לבין רמה סבירה של שליטה. כלומר: מבנה שמניח מראש שמנהל אחד ינהל באופן ישיר 40 איש. מייצר טווח רחב מדיי של חופש פעולה מתוך ידיעה שהיכולת לנהל באופן ישיר 40 איש היא דלה. במקביל מנהל שמייצר היררכיות רבות מדיי ומתייחס רק לניהול האופקי כבסיס השליטה מצמצם את טווח חופש הפעולה והשיתופיות בין הפרטים והיחידות בארגון.
7. פונקציונאליות: בתכנון המבנה הארגוני נתקל לא מעט בקושי להפריד בין האנשים הממוקמים בעמדות השונות בארגון לבין הפונקציונאליות הנדרשת לארגון. מומלץ לערוך חשיבה "נקייה" מרעשים פרסונאליים, כך שתתבהר התמונה הפונקציונאלית ורק אחר כך לשלב באופן זהיר ואחראי את המרכיב האנושי הספציפי. במעבר ליישום המבנה יש להיערך לתהליכי התאמות והחלטות וצריך לוודא שאלו נעשים ללא פגיעה בכלל השיקולים.
8. חוסן המבנה: מבנה איכותי הוא מבנה שמוכיח את עצמו לאור משברים. חשוב לבחון מבנה קיים ולוודא שבתהליך שינוי המבנה לא איבדנו את מקורות הכוח של המבנה הנוכחי. בדיקה לאור משברי עבר מסייעת לאתר את העוגנים שיש לשמר.
9. סמכויות ותפקידים: אחת הסכנות בעיצוב מבנה ארגוני חדש הוא יצירת אזורי חפיפה של אחריות וסמכות או ההיפך, יצירת "חורים" של חוסר מענה לאחריות ולסמכות נדרשים. יש צורך לוודא שלא נוצרו כפילויות ואם נוצרו ללבן את הפרדת הטריטוריות (באופן מובנה ולא נשען פרסונאלית).
10. חסכון במשאבים:  המבנה הארגוני שואף להיות חסכוני במשאבים ולא בזבזני . יש חשיבות גבוהה לשים לב בניסיון ליישם את המבנה החדש וההתבוננות על מערך האינטרסים והתהליכים הפוליטיים הנכללים בתהליך קבלת ההחלטות ולאזן בין משיכה לפתרון בעיות על ידי בזבוז משאבים גדול מדי או להיפך על ידי חסכנות גבוהה מדי.