כלי
2020
ד"ר מיכל רום
הנחיות ועקרונות לתיעוד תהליכים משותפים תוך כדי תנועה
תיעוד באיזה מובן, ולמה דווקא בזמן חירום?
תיעוד מוגדר כ"פעולה של הנצחת ורישום מידע למען שיהיה זמין לדורות הבאים ולציבור המתעניין בהווה". הנחת המוצא היא שבאמצעות פעולת התיעוד ניתן יהיה להשתמש בניסיון ההווה שעוד רגע יהפוך להיות עבר, לטובת פעולה עתידית, בין אם זו תהיה דומה או שונה למה שמתואר בתיעוד.
המטרה היא לקצר את עקומת הלמידה, שלנו או של אחרים שיבואו במקומנו, ומתוך כך לייעל תהליכי עבודה ולחסוך את המצאת הגלגל בכל פעם מחדש. בעידן המידע ולנוכח האפשרויות הטכנולוגיות שעומדות בפנינו, כל זה מקבל משנה חשיבות ותוקף.
באופן ספציפי לניהול פיתוח והובלה של תהליכים משותפים, שבהם מעורבים מגוון רב של שחקנים, שלבי ההתארגנות והתכנון הם שלבים מכריעים שיש להם השפעה דרמטית על הצלחת התהליך ועל אופיו. מסיבה זו, יש ערך מוסף נוסף לתיעוד של תהליכים אלו, ובפרט כאשר הם מתהווים באופן בלתי מתוכנן במצבי משבר, בין אם אלו תהליכים קיימים, שמשנים את צורתם לנוכח המשבר, או תהליכים חדשים שקמים מתוך מצב החירום, בניסיון למצוא מענים מתאימים לאתגרים החדשים.
כלי זה נכתב בתקופת "משבר הקורונה" בשנת 2020, שהיה כידוע מצב חירום משברי שבו כולנו פעלנו בתוך כאוס גדול. פעולת התיעוד יכולה לסייע גם בניסיון הטבעי של כל אחד ואחת מאתנו להשתלט על הכאוס, ולהבין את מה שמתרחש. עצם המעשה שכרוך בעצירה לשם כתיבה, רישום, הקלטה או תיאור בכל דרך אחרת של המציאות, יכול לעזור לתהליך הרפלקסיבי ולהתבוננות במתרחש, ולסייע לנו גם בלמידה תוך כדי תנועה. מעצם מעשה התיעוד, יכולות לעלות אצלנו תובנות חשובות שניתן ליישם אותן באופן מיידי.
