פרוטוקול ישיבת ועד מנהל

תקציר:  

על פי חוק העמותות, הוועד המנהל הינו חלק משמעותי ממבנה העמותה, והוא האחראי, לתפקודה התקין, התנהלותה ופעילותה. חברי הוועד המנהל הם בעלי הסמכות והאחריות לניהול ענייני העמותה ומחובתם לפעול לטובתה. 

ישיבת הוועד המנהל בארגון היא אחד מהכלים החשובים המאפשרים לוועד המנהל להוביל את הארגון. ישיבת הוועד המנהל, היא המנגנון המרכזי בקבלת ההחלטות ולכן עליה להתנהל נכון. קיימת חשיבות גדולה להקפדה על ניהול פרוטוקול מסודר ויעיל בישיבת הוועד המנהל. 

הכלי המוצע, מפרט כיצד יש לכתוב את פרוטוקול ישיבת הוועד המנהל.

גוף הכלי:  

הקדמה – קצת על הוועד המנהל, וישיבת הוועד המנהל 

על פי חוק העמותות, הוועד המנהל הינו חלק משמעותי ממבנה העמותה, והוא האחראי, לתפקודה התקין, התנהלותה ופעילותה. חברי הוועד המנהל הם בעלי הסמכות והאחריות לניהול ענייני העמותה ומחובתם לפעול לטובתה. 

הדרך למלא אחריות זו, קשה אך ברורה – על חבר הוועד להכיר את חזון העמותה, ולהיות מחויב להגשמתו, עליו להכיר את חוק העמותות, ואת תקנון העמותה, להכיר את פעילות העמותה והזירה בה היא פועלת. עליו להכיר את עובדי ומתנדבי הארגון (הדבר כמובן תלוי בהיקף העמותה), להיות מחויב לסודיות במידה ותחום העמותה דורש זאת, ולהימנע מהשתתפות בהנהלות של ארגונים בעלי ניגוד אינטרסים. 

ניהול נכון של ישיבות הוועד מהמנהל, יכול ליצור וועד מנהל מעורב ומעורה בפעילות הארגון אשר יכול לקבל החלטות אסטרטגיות ובכך לאפשר לצוות השכיר לבצע את עבודתו הניהולית והביצועית על הצד הטוב ביותר. 

כמה טיפים לישיבת הוועד המנהל

• את ישיבת הוועד יש להכין מראש. 
• לפני הישיבה יש להעביר לחברי הוועד המנהל את סדר היום לישיבה וחומר כתוב המאפשר להם/ן להתכונן לישיבה (דו"ח כספי, תכנון תקציב, דו"ח ביצוע וכדומה). יש להעביר את החומר בזמן המאפשר לימוד והעמקה בו (ולא באותו הבוקר)
• בכתיבת הפרוטוקול יש להקפיד על בהירות ככל הניתן, ובכל החלטה לציין – מה ההחלטה, מה מהותה, מי אחראי עליה ומי מלווה אותה, מה לוח הזמנים לביצוע ההחלטה מי מבצע אותה ואיך מבוצע המעקב אחר ביצועה.
• את הפרוטוקול יש לאשר בחתימה של חברי הוועד המנהל.

מטרת הכלי 

ניהול נכון של פרוטוקול לישיבות אלו הנו קריטי לשם יישום אפקטיבי ויעיל של ההחלטות המתקבלות ולשם הבנה ותיעוד מהלך הפגישה. 

מה מכיל פרוטוקול של ישיבת וועד? 

1. תאריך, שעה ומיקום הישיבה.
2. משתתפים- הפרוטוקול יכיל: רשימה של חברי הוועד, רשימה של הנוכחים בפגישה, רשימה של הנעדרים מן הפגישה
3. סדר היום- יכיל רשימה של הנושאים על סדר היום: הישיבה תפתח באישור פרוטוקול הישיבה הקודמת, דיווח יושב הראש,  דיווח המנהל הכללי, ךאחר מכן יועלו הנושאים השונים.
4. פרוט הנושאים שעל סדר היום- כיצד התבצע כל אחד מהם.  לדוגמה: הנושא הראשון- כל המשתתפים אישרו את הפרוטוקול מהישיבה הקודמת. בהצגת הנושאים יש לפרט את: הצגת הנוש, מהלך הדיון, ההחלטה שהתקבלה בנושא.
5. חתימת היו"ר- בתחתית כל פרוטוקול ישיבת וועד יחתום היו"ר לאישורו.

לסיכום 

הקפדה על פרוטוקול מסודר ורציף של ישיבות הוועד תאפשר מעקב אחר החלטות שהתקבלו והמשך עבודה יעילה ואפקטיבית בהתאם להן. 

ישיבת הוועד המנהל מעלה סוגיות נוספות:

• כל כמה זמן רצוי לקיים ישיבת הנהלה?
• מתי ואיך מוציאים סיכום לישיבה?
• מה הקשר בין חברי הוועד המנהל גם בין הישיבות?
• מה היקף השתתפות הצוות השכיר בישיבה?
• מי כותב את הפרוטוקול ובאיזה אופן?

לסוגיות אלו ועוד רבות אחרות העולות בנושא ההנהלות הציבוריות בארגונים, ניתן לפנות למרכז למנהיגות מתנדבת ע"ש פני וסיטבן ויינברג. 

הפרוטוקול הינו נספח מתוך ספרו, הנהלה ציבורית של ארגון ללא כוונת רווח (נספח 5) שיצא לאור בספריית הפרסומים המקצועיים של מגזר ההתנדבות והמלכ"רים (היום, מנהיגות אזרחית).

מתוך הרצון לעודד ולקדם התמקצעות בעמותות ומתוך הבנת חשיבותו של הוועד המנהל, הצטרף מרכז שיתופים בשנת 2007 לועדת ההיגוי של המרכז למנהיגות מתנדבת על שם פני וסטיב ויינברג. וחבר לאלכ"א בג'וינט ישראל, החברה למתנ"סים, מנהיגות אזרחית, משרד הרווחה, מתן-הדרך שלך לתת, ושתיל.

דוגמת פרוקטוקול להורדה