בניית נהלים פיננסיים בארגון

תקציר:

הפעילות השוטפת של כל ארגון מחייבת ביצוע פעולות מנהליות החוזרות על עצמן באופן קבוע. לדוגמה, גביית תשלומים ממוטבים מתחילה במשלוח הודעה למוטב, נמשכת בקבלת התשלום בהמחאה, במזומן או באשראי, ומסתיימת ברישום מסודר במחשב ובהוצאת קבלה למשלם. זהו רצף פעולות קבוע שאין לסטות ממנו ואין לדלג על אחת מהפעולות.

מומלץ להגדיר את סדר הפעולות הקבוע במסגרת נוהל.

מדוע חשוב להשתמש בנהלים מוגדרים בתחום הפיננסי?

ראשית, נוהל מסודר פוטר את מבצע הפעולה מהתלבטות – הכול ידוע, עליו לעקוב אחר הנוהל ככתבו וכלשונו ולבצע כל סעיף בקפדנות. הנהלים נקבעים כך שבביצועם תושג יעילות מרבית, ולכן ביצוע מוקפד שלהם מביא לחיסכון במשאבי הארגון;

שנית, מאחר שביצוע הפעולה המנהלית על פי נוהל קבוע מבטיח שהפעולה תבוצע באופן אחיד וזההבכל המקרים וכלפי כל הגופים המעורבים;

ושלישית, הנהלים מאפשרים מעקב ובקרה אחרי מבצע הפעולה ואחרי תוצאותיה, במיוחד בפעולות הכרוכות בניהול כספי או בהחלטות שייתכן בהן ניגוד עניינים של מבצע הפעולה.

מטרת כלי זה היא להציג קווים מנחים למבנה של נהלים בתחום הפיננסי, וכן להציע רשימה של נהלים שמומלץ להכין מראש בכל ארגון.

הכלי הוא חלק מהמדריך לניהול פיננסי מיטבי למנכ"לי ארגונים חברתיים שנכתב על ידי צוות מיזם תבונה, ומופיע בפרק השלישי: המסגרת הארגונית לניהול פיננסי.

גוף הכלי:

לנהלים בתחום הפיננסי חשיבות רבה, אך אם ייכתבו בצורה מסורבלת ולא מדויקת לא יהיה בהם שימוש והם אף עשויים לפגוע ביעילות הארגון. כלי זה מתאר את המבנה המומלץ של נוהל בתחום הפיננסי ומפרט רשימה של נהלים כלליים שמומלץ לכתוב בכל ארגון.

להורדת PDF של מאמר זה