ברוח חג הפסח – ניהול ישיבות צוות

תקציר: כלי לניהול ישיבות צוות ברוח חג הפסח

"רבי יהודה היה נותן בהם סימנים : דצ"כ עד"ש באח"ב" (הגדה של פסח) 

מטרת הכלי:

החיים בארגון המורכב מסוגים שונים של אנשים ותחומי אחריות שונים וחופפים מזמנים לנו מפגשים רבים – ישיבות, פגישות ודיונים. כלי זה יאפשר ניהול יעיל ואפקטיבי של מפגשים אלו. 

הגדרה אחת לפני שמתחילים . . . 

ישיבת צוות – שם כולל לישיבות, דיונים, פגישות ופורומים מקצועיים שלהם: 

כל אלו – אמורים להיות מוגדרים מראש, מתועדים ומוערכים.

אנחנו יכולים ללמוד ולהיעזר בשיטתו של רבי יהודה (נשיא הסנהדרין ועורך המשנה ….שהבין קצת במודלים ניהוליים….) 

"רבי יהודה היה נותן בהם סימנים : דצ"כ עד"ש באח"ב" (הגדה של פסח) 

ע"פ 'שיטתו' של רבי יהודה , קיימים שלושה שלבים בתכנון וניהול ישיבת צוות: הכנת הישיבה ומהלך הישיבה וסיכום הישיבה. 

1. הכנת הישיבה – דצ"כ:

ד – דע 

דע מהו נושא הישיבה ומטרתה: 

יש להגדיר, לנסח ולהעביר מראש את נושא הישיבה, מטרותיה, יעדיה והתוצרים המצופים מהישיבה לכלל הנוכחים (לפחות שבוע מראש). 

דוא"ל הוא אמצעי נהדר להעברת נושאי הישיבה. 

שים לב! מיקום הישיבה והשעה בה היא מתנהלת (תחילת, אמצע, סוף היום) יכולים להשפיע על מטרותיה, יעדיה ותוצריה של הישיבה. 

צ – צוות 

ישיבות לא מקיימים לבד! חברי צוות ומוזמנים נוספים הנם חלק אינטגראלי מהישיבה ויכולים להשפיע על דרך התנהלותה לכאן ולכאן. 

לדוגמא: סדר הישיבה מסביב לשולחן (כמו בסדר הפסח), עשוי להשפיע על דרך התנהלות ישיבת הצוות. 

לפני ישיבות חשובות כדאי להקדיש כמה דקות לתכנון סדר הישיבה מסביב לשולחן. 

כמו-כן, כאשר מתכננים ישיבת צוות, חשוב לקחת בחשבון מיהם בעלי התפקידים השונים המשתתפים בישיבה ולבנות את סדר הישיבה ככזה הנותן 'מקום' להרכב האנושי של משתתפיה. 

כ – כתיבה 

חוסר מרכזי הקיים בארגונים הנו היעדר מעקב ותיעוד תהליכים באופן מובנה ועקבי. בכל ישיבת צוות יש למנות אחראי המתעד את הישיבה. אין צורך בתמלול מקיף אלא בתיעוד נקודות מרכזיות העולות במהלכה.

2. מהלך הישיבה – עד"ש באח"ב:

ע – עדכונים 

יש להתחיל כל ישיבה בעדכונים על הנעשה בארגון בזמן שעבר מהישיבה האחרונה. לא כל הנוכחים מעודכנים בכל התהליכים המתקיימים ביומיום הארגוני וככל שירגישו שותפים לתהליכים השונים בארגון כך תגדל תחושת השייכות והמחויבות שלהם לארגון. 

כדי לחסוך זמן ניתן להעביר עדכונים בדוא"ל. 

לתשומת לבכם! חשוב שהעובדים בארגון יהיו מעודכנים במתרחש סביבם- עדכונים שוטפים בלוח מודעות ארגוני/מייל שבועי המעדכן על הנעשה בארגון יגבירו את תחושת השייכות של העובדים לארגון ויאפשרו שיתופי פעולה בין העובדים ובין המחלקות השונות. 

ד – דיווחי סטאטוס משימות 

עדכון לגבי סטאטוס המשימה השונות בארגון. מומלץ לעבור על טבלה מסודרת המציגה את כל המשימות, היעדים, האחראים והלו"ז ולעדכן על-פיה לגבי הסטאטוס בו נמצאת כל משימה. לטבלת מעקב משימות לחץ כאן

ש – שונות 

חשוב להקציב מראש זמן ל"שונות"- נושאים שחברי הישיבה יבחרו להעלות אשר לא תוכננו כנושאים המרכזיים לישיבה. 

ב – בחירת נושא מרכזי 

יש להחליט מראש על נושא מרכזי אחד אותו נכין לדיון מעמיק בישיבה. הישיבה מוגבלת בזמן ועל-כן יש לתכנן את הדיון בנושא בקפידה. יש להכין את הנושא המרכזי לקראת הדיון- להציג מסמך רלוונטי (לפני הישיבה) ולהציג את הנושא בצורה מאורגנת ומתומצתת כולל שאלות מרכזיות עליהן רוצים לענות במסגרת הישיבה. לאחר הצגת הנושא יש לאפשר למשתתפים להעלות הצעות שונות לפתרון. 

מומלץ לא להעלות את הנושא בצורה 'נקייה' (freestyle) אשר עלולה לגרום ל"פיזור" אלא לסייע למשתתפים במיקוד. 

א – ארגון 

יש לזכור כי מטרת הישיבות הנה לסייע להצלחת מטרות הארגון וככאלה הן חלק בלתי נפרד מחיי הארגון, מומלץ לרתום ולקשור את הצלחתם האישית של המשתתפים בהצלחות הארגון. 

משתתפי הישיבה, על מרכיבי אישיותם ותפקידם השונים בארגון, צריכים "להרוויח" מהישיבה. אחת למספר פגישות, ניתן לאפשר לחברי הצוות השונים להתנסות בניהול ישיבה וקידום נושא הקרוב לליבם (ברמה הארגונית) ולתפקידם הספציפי בארגון. 

ח – חיוך 

לא תמיד זה אפשרי אך מומלץ מאוד ליצור אווירה טוב המעודדת חיוכים, הבנה ופתיחות בקרב משתתפי הישיבה. חשוב להגיע למצב שבו המשתתפים מעוניינים להגיע לישיבה מתוקף חשיבותה להתנהלות הארגון והצלחת תפקידם וכמו-כן משום שהאווירה בה הנה רותמת, חיובית ונעימה.

3. סיכום הישיבה

ב – בסוף הישיבה 

כבר לפני/בתחילת הישיבה יש למנות משתתף האחראי על סיכום הישיבה (אותו המשתתף שנבחר לתיעוד הישיבה במהלכה- ראה סעיף 1,כ). 

סיכום הישיבה צריך לכלול את הסעיפים הבאים: 

1. תאריך. 

2. משתתפי הישיבה ותפקידיהם- במידה וחלק מהמשתתפים חיצוניים לארגון יש לתעד גם את פרטי ההתקשרות איתם (דוא"ל ופלאפון). בנוסף, יש לציין את הנעדרים שהוזמנו לישיבה. 

3. מטרת הישיבה. 

4. הערות הדוברים- יש לציין רק נקודות מרכזיות. אין צורך בתמלול מדויק של כל מה שנאמר. 

5. לטיפול- כל הנושאים שיש לטפל בהם בשוטף ולקראת הישבה הבאה, כולל שמות אחראים. 

לאחר סיכום הישיבה מנהל הארגון יעביר את הסיכומים לטבלת מעקב משימות (ראה לעיל). 

בטווח סביר- עד יומיים- יש לשלוח את סיכום הישיבה ואת טבלת מעקב משימות לכל משתתפי הישיבה, הנעדרים ואנשים רלוונטיים נוספים.

לסיכום 

ניהול ישיבת צוות בצורה יעילה ואפקטיבית יפתח פתח נוסף לניצול נכון של המשאב האנושי היקר כל-כך בארגון. 

ותמיד לזכור! העובדים מכירים את הארגון ויכולים לתרום רבות להתפתחותו אם תינתן להם ההזדמנות המתאימה. 

חג שמח! 

צוות "שיתופים"