חבר הוועד אינו מתפקד: מה לעשות?

תקציר: 

כאשר נתקלים בחבר הנהלה שאינו מתפקד, לא תמיד כדאי לגרום לו לפרוש מהוועד. דרכי ההתמודדות עם מצבים כאלה הן מורכבות, וכדאי לבחון כל מקרה לגופו. להלן מספר רעיונות כלליים להתמודדות עם מצבים דומים:

• בניית חוזה השתתפות מחדש: שיחה אישית היא תמיד נקודת פתיחה טובה. מטרת השיחה היא להבהיר את הבעיות שנוצרו בעקבות תפקודו של חבר הוועד, ולבחון עמו את הסיבות לכך. האם חבר הוועד עמוס מדי על מנת למלא את חובותיו? האם הוא מודע לחובותיו? אולי הוא מרגיש שאין ביכולתו להשפיע על הנעשה או שתרומתו אינה רצויה? במידה שחבר הוועד מעוניין להמשיך בתפקידו, חשוב לשבת עמו ולערוך תיאום ציפיות מחודש, שבמסגרתו ישקלו הדרכים לשילובו המוצלח בהנהגת העמותה. לתהליך השילוב אפשר לגייס חברי הנהלה נוספים שיסייעו בחשיבה, עידוד וליווי חבר ההנהלה. עם זאת, במקרה שהבעיה בעבודתו של חבר ההנהלה אינה נקודתית אלא עקרונית, יש לשקול מחדש את המשך חברותו בוועד. לעתים יש לסייע לחבר ועד לפרוש מהארגון בכבוד. יש לעשות זאת בזהירות המרבית, ולהסביר כי אולי באה העת להעביר את המושכות לאחרים. לא מומלץ לפטר הנהלה באופן חפוז. כדאי, במקום זאת, לקיים על כך דיונים ולבחון אפשרות לשלב את חבר הוועד באופן אחר בארגון.
• להקדים תרופה למכה: לפעמים לא כדאי לחכות לתמרורי האזהרה, ומומלץ לבחון את דרכי הפעולה של הוועד המנהל ולשקול שינוי בהגדרת תפקידיו. להלן מספר צעדים שיסייעו במהלך:

1. ביצוע תיאום ציפיות מחודש בנושא תפקידי ההנהלה – כדאי להסביר לכל חברי הוועד המנהל את תפקידיהם, ולברר עד כמה בכוונתם להשקיע בתפקידם.
2. תקשורת פתוחה – אווירה טובה בין חברי הוועד ובינם לבין השכירים והמתנדבים תסייע בגיוס חברי הארגון לפעילות. קשה לזלזל בחשיבותה של סביבת עבודה נעימה ופתוחה, במיוחד בארגוני סיוע, שנסמכים על רצון טוב ורוח התנדבותית.
3. זרימת מידע – אם חברי הוועד יקפידו להעביר ביניהם מידע אודות הנעשה בארגון, הדבר יגביר את מחויבותם ואת תחושת השייכות שלהם.
4. יחס מכבד – חברי ועד רוצים לחוש משמעותיים לארגון. התייעצו עמם, ועודדו אותם לעבוד ולתרום לטובת העמותה.
5. ניהול נכון של ישיבות הוועד – קביעת סדר יום מראש, נתינת מקום מוגדר לכל משתתף להביע את דעתו, אשרור הישיבה הקודמת בחתימה על פרוטוקול בכל תחילת ישיבה; ניהול מסודר וקפדני של ישיבות הוועד לא רק יגביר את יעילות העבודה, הוא גם יחזק את הקשר בין הארגון לבין חברי הוועד המנהל.
6. בחינת תקנון העמותה – האם בתקנון יש סעיף שעוסק בנוכחות חברי ההנהלה בישיבות? האם יש סעיף שעוסק באורך כהונת חבר ההנהלה ויושב הראש? במספר הפעמים שאפשר להיבחר כחבר הנהלה? במידה ולא, התייעצו עם עורך הדין של העמותה, ובררו האם הוספת סעיפים אלה מתאימה לארגון שלכם.