גיוס חברי ועד חדשים

לוועד המנהל השפעה מכרעת על הצלחת הארגון. להרכב הועד המנהל יש חשיבות רבה כשבוחנים תפקוד של ועד מנהל. כאשר אנו נדרשים למצוא את האדם המתאים לוועד, חשוב לבצע גיוס מושכל שנסמך על רצונות האדם והתאמתו לתפקיד. במאמר הנוכחי נפרט עשרה  עקרונות לגיוס איכותי ומוצלח.

1. גייסו על פי כישורים

אנשים אוהבים לתרום לארגונים שהם מכירים ומעריכים. עם זאת, זו אינה תמיד ערובה למידת ההתאמה שלהם לצרכי הארגון. הכלל הראשון לגיוס הוא גיוס מונחה כישורים. במילים אחרות, דעו מה אתם מחפשים – בין אם אתם זקוקים לחבר ועד צעיר, תוספת נשים או גברים לארגון, או מישהו מרקע שונה משל חברי הוועד הנוכחיים. אם דרושה לכם תוספת עזרה מקצועית, נניח בניהול כספי הארגון, ריכוז פעילות האינטרנט שלו וכו', מקדו את החיפוש למועמדים בעלי רקע מתאים.  

2. איישו כל תפקיד בנפרד

בדרך כלל, ועדים יודעים כי עליהם לגייס כמות מסוימת של חברי ועד נוספים, והם פועלים לגיוס כללי. עם זאת, כל אחד מן האנשים שיתווספו לוועד המנהל צריך להיות בעלי כישורים אחרים, ולכן גיוס כולל שכזה עלול לפגוע בתפקוד הוועד ועדיף לאייש כל תפקיד בנפרד. אם, למשל, זה עתה גייסתם חבר ועד אשר מבין היטב את הצד התפעולי של הארגון, הקפידו כי חבר הוועד הבא יתמחה בצד אחר של הארגון. התמקדות כזו גם תסייע לכם לגבש רשימה ברורה של דרישות מן המועמדים ולהגיע להחלטה הנבונה ביותר.  

3. תחזקו רשימת מועמדים

רשימת מועמדים להצטרפות לוועד היא כלי קל לתחזוקה, שיוכל לשמש אתכם לגיוס נכון בבוא העת. בנו רשימה שתכיל שמות של מועמדים אפשריים להצטרפות לוועד, גם אם אין כרגע צורך בגיוס. שמרו בה את פרטי הקשר של כל אחד מהם ואת יכולת התרומה העיקרית האפשרית שלהם.  

4. פרסמו מודעות דרושים

ישנם מקומות רבים, כמו אתר האינטרנט של הארגון, מקומונים או ניוזלטרים שהפרסום בהם הוא חינם או בעלות נמוכה מאוד. תוכלו להשתמש בהם על מנת לפרסם כי דרוש לכם חברי ועד מנהל חדשים, לפרט מה בדיוק אתם מחפשים, להוסיף כמה מילים על הארגון. כך תוכלו לקבל פניות מתאימות מאנשים שאינם במאגר הקשרים של חברי הארגון אך יכולים להתאים לו.  

5. קבלו המלצות מחברים ובעלי קשרים

המלצות מחברים ואנשים מרובי קשרים יוכלו להקל עליכם למצוא את האנשים הנכונים לתפקיד. על מנת לקבל המלצות מבעלי קשרים, או לבחון את מידת התעניינותם בתפקיד, צרו קשר עם כ-20 אנשים שהיו יכולים להתאים לארגון, או יכולים להכיר מישהו שיתאים . הזמינו אותם לארוחת צהריים או ערב קלה, בה תוכלו לספר להם על הארגון ועל מה שאתם מחפשים. בסוף האירוע, בקשו מהם לחשוב ולעניין בתפקיד את מי שהם מוצאים לנכון. לאחר יום או יומיים, צרו איתם קשר בשנית ובדקו איתם האם חשבו על מי שיוכל להתאים. קבלו מהם את פרטי ההתקשרות אל אותם אנשים וצרו עמם קשר. כך תוכלו להרחיב את מעגל המתעניינים בהצטרפות, ולעשות צעד נוסף אל הגיוס המוצלח.

6. חפשו בתוך הארגון

אנשים שגדלים בתוך הארגון הם נכס של הארגון, וכך יש להתייחס אליהם. בדקו עם רכז המתנדבים של הארגון האם יש מישהו מהם שמתאים ובשל דיו להצטרף אל הוועד המנהל. זכרו כי דווקא אלה שצמחו מלמטה הם אלה שמכירים את הארגון לעומק, אין צורך לשכנעם בחשיבותו והם אלה שיכולים להצביע טוב יותר מכל אחד אחר על החוזקות והחולשות שלו, ולהיות כך לעזר רב בהצעדתו של הארגון כולו קדימה.  

7. בדקו חילופי מועמדים בין ארגונים

אפשרות נוספת לגיוס ממוקד היא גיוס של חברי ועד שהיו פעילים בארגון אחר שעמו יש לכם יחסים. תוכלו לפגוש את אחד מחברי הוועד, ולהציע חילופי אנשים בין הארגונים. אם ישנם אנשים שפרשו מן הארגון לאחרונה, תוכלו לעניין אותם בהצטרפות אל הארגון שלכם, ובתמורה להציע את הפורשים שלכם לאותו ארגון. כך תקבלו חבר הנהלה מנוסה, המכיר את אופי העבודה בארגונים.  

8. ערכו תיאום ציפיות לגבי הדרישות מהתפקיד

יש לחשוב על שלב זה כשלב מקביל לתהליך קבלת עובד/ת חדש לחברה. בראיון עבודה סטנדרטי, בוחנים את כישוריו של העובדת הפוטנציאלי/ת וכן מסבירים לו מעט על התפקיד המיועד לו ועל הדרישות ממנו. תהליך דומה יש לבצע עם חברי וועד פוטנציאליים. הסבירו להם את תפקידיו של וועד מנהל באופן כללי ואת תפקידי הוועד בארגון הספציפי שלכם.  לאחר מכן, שאלו אותם שאלות ממוקדות וענייניות, מבלי להיכנס לפרטנות יתר, על חייהם ועל הכישורים שהם מביאים עימם לתפקיד. בשלב זה תוכלו להיעזר ברשימת הכישורים הדרושים לתפקיד שהכנתם מבעוד מועד.  

9. "טוב מראה עיניים"

כשבידיכם רשימה קצרה וממוקדת של מועמדים אפשריים, זמנו אותם להשתתף באחת מפגישות הוועד על מנת שיוכלו לקבל תמונה טובה יותר של הפעילות ואופי העבודה שלכם, ולהחליט אם ברצונם להצטרף אליכם. הודיעו לחברי הוועד על הצטרפותם של המועמדים לפגישה, והציגו את המועמדים החדשים, על מנת שיחושו בנוח במהלך הפגישה. בסיום הפגישה, אפשרו למועמדים זמן חופשי לשאלות וצרו עמם קשר לאחריה על מנת לשמוע על מידת התרשמותם ומידת ההתעניינות שלהם מהפעילות.  

10. הביאו את הנושא להצבעת הוועד

כמעט מיותר לציין כי אין אדם אחד שיכול להחליט על גיוס חבר חדש לוועד המנהל. לאחר שגיבשתם רשימת מועמדים, או לאחר שהגעתם למסקנה שמועמד/ת כלשהו מתאים/ה לתפקיד, העלו את שמו/ה בפני הוועד המנהל, ספרו על תכונותיו/ה ועל הסיבות שבגללן אתם חושבים שהוא/היא מתאים/ה לכהן בוועד, והעלו זאת להצבעה, על פי חוקי הארגון.  

מזל טוב, יש לכם חבר חדש בוועד המנהל!