איך להכין כרטיס פרויקט לפרויקט ארגוני

תקציר: 

בבסיס כל הפעולות הניהוליות המתבצעות בארגון עומד המעגל הניהולי. אחד מהשלבים במעגל הניהולי הנו שלב התכנון.

הכלי המוצג לפניך היום מפרט כיצד יש לבנות כרטיס פרויקט אשר יאפשר תכנון מדויק של פרויקט בארגון ומעקב אחר התפתחות.

מטרת הכלי

כרטיס הפרויקט מאפשר תכנון, ניהול והערכה יעילים של הפרויקט.

הכרטיס ישמש אותך בשלב הראשוני של תכנון הפרויקט ובהמשך, במהלך ניהול הפרויקט, תוכל/י לחזור אל הכרטיס לשם קבל החלטות, הערכת הפרויקט תוך-כדי וכדומה.

עם סיום הפרויקט תוכל/י לחזור אל כרטיס הפרויקט ולהעריך- האם אכן הושגו המטרות והיעדים אשר הצבת לעצמך? האם עמדת בגבולות התקציב? באבני הדרך השונות וכדומה.

מה מכיל כרטיס הפרויקט?

• תחום- התחום בארגון אליו קשור הפרויקט.
• משימה- המשימה העומדת בבסיס הפרויקט.
• מטרה- מטרתו המרכזית של הפרויקט.
• יעדים ותפוקות- היעדים והתפוקות אותם אנו מצפים להשיג בפרויקט זה.
• אבני דרך- אבני דרך קריטיות בפרויקט- פעילויות מרכזיות/נקודות מפנה וכדומה אליהן אנו מצפים להגיע במהלך הפרויקט. בשלב זה נפרט גם תאריך יעד בהם נרצה להגיע לאבני דרך אלו.
• קהל יעד- הקהל אותו משרת הפרויקט.
• מספר משתתפים- לכמה אנשים פונה/מספק שירות הפרויקט.
• מקום הפעילות- היכן מתרחש הפרויקט.
• שותפים- מי השותפים בפרויקט (פנימיים וחיצוניים לארגון).
• עלות הפרויקט- פרוט תוכנית התקציב לפרויקט זה. בשלב זה נפרט את עליות המרכבים/השלבים השונים של הפרויקט, התקציב המוקצה מטעם הארגון לכל מרכיב/שלב והתקציב המוקצה מטעם השותפים לכל מרכיב/שלב.  
• הערות- הערות שונות הנוגעות לניהול הפרויקט/תקציב/מועדים מיוחדים וכדומה.

לדוגמה לכרטיס פרויקט לחץ כאן
לפורמט (תסדיר) כרטיס פרויקט לחץ כאן
לפורמט (תסדיר) תקציב לפרויקט לחץ כאן

לסיכום

שימוש נכון בכרטיס פרויקט יכול להקל את תכנונו, ניהולו והערכתו של הפרויקט. שימשו שכזה יאפשר השגת תפוקות בצורה יעילה ואפקטיבית במהלך ניהול הפרויקטים בארגון.