כלי
2013
חמוטל לרנר מיזם תבונה וצוות שיתופים
הדו"ח הניהולי
תקציר:
בגלל המבנה המימוני המיוחד של ארגונים חברתיים, בשונה מעולם העסקים, אין קשר ישיר בין ההוצאות וההכנסות לבין הפעילויות. מעקב אחרי ביצוע התקציב הוא חשוב אך אינו מספק תמונה מלאה על התנהלות הארגון וניצול משאביו בצורה יעילה. דרוש כלי שמשלב את שני הצדדים (עלויות ותפוקות) ואשר נותן תמונה ברורה ומלאה לגבי מימוש היעדים והמטרות של הארגון כפי שנקבעו בתחילת שנת הפעילות.
הכלי הניהולי המסייע בכך הוא הדו"ח הניהולי, הקושר בין הנתונים הפיננסיים של הארגון לבין המידע על ביצוע התכניות והפעילויות השונות במונחי תפוקות ותוצאות. כאשר התוצאות והתפוקות הארגוניות מוגדרות ונמדדות אפשר לקשר בינן לבין ההוצאה ששימשה להשגתן, וכך להשוות בין פעילויות שונות בארגון. ניתוח כזה אף מאפשר השוואה של פעילות הארגון עם פעילות ארגונים אחרים, בהנחה שמידע מסוג זה זמין גם לגביהם.
כלי זה הוא חלק מהמדריך לניהול פיננסי מיטבי למנכ"לי ארגונים חברתיים שנכתב על ידי צוות מיזם תבונה, ומופיע בפרק השני: הכלים הפיננסיים והניהוליים
גוף הכלי:
הכלי מתאר כיצד יש לבחור את המידע שיוצג בדו"ח הניהולי, כיצד יש לבנות אותו ובאיזו תדירות יש לעדכנו. הדו"ח צריך להציג מידע ניהולי בר משמעות שישמש לקבלת החלטות מעשיות לביצוע, ואין טעם להציג אוסף נתונים שאינם קשורים זה לזה. יש לבנות את הדו"ח בשיתוף המנכ"ל ולברר לאיזה מידע הוא זקוק כדי לנהל את הארגון. הדו"ח הוא בסיס לשיח הארגוני המחבר בין היבטים כמותיים (תפוקות ותוצאות) להיבטים פיננסיים, ומבנה הדו"ח צריך לשקף זאת.
בכלי מובאת דוגמה לדו"ח ניהולי למנכ"ל ובו פילוח של ההוצאות, העובדים, המתנדבים והנהנים בכל אחת מפעילויות הארגון, תוך השוואת התכנון השנתי עם הביצוע בפועל. כמו כן מובאת דוגמה לניתוח משמעויות העולות מהדו"ח.
לסיכום
כאשר התוצאות והתפוקות הארגוניות מוגדרות ונמדדות אפשר לקשר בינן לבין ההוצאה ששימשה להשגתן. הדו"ח הניהולי המציג נתונים אלה מאפשר השוואה בין פעילויות שונות בארגון ומבט רוחבי על כלל הפעילות, וביכולתו לסייע בקבלת החלטות על סדרי העדיפויות והקצאות התקציב בארגון.
