מכתבי תשובה בעקבות פניה לקבלת מענק

תקציר: 

התייחסות כתובה, ברורה ובמועד מצד הגורם האחראי בקרן לכל הארגונים שפנו, משדרת כבוד לארגונים על מאמציהם בהגשת הבקשה ומעידה על התייחסות רצינית מצד הקרן.

על הקרן להחזיר תשובה לארגונים שפנו בבקשה לקבל מענק, בין אם ההחלטה היא להעמיק את תהליך הבדיקה של הארגון והפרויקט, ובין אם הוחלט לדחות את הבקשה.

לגבי ארגונים עימם לא ממשיכים את התהליך, יש ערך במתן סיבה עניינית קצרה מדוע הפנייה לא התקבלה- דבר זה יכול לתרום ליכולת הארגון להשתפר ולהתאים את פנייתו בעתיד לגורמים אחרים, כמו גם לקרן עצמה.

גוף הכלי: 

לפניכם תבנית לנוסח תשובה לארגונים לאחר שנבדקה פנייתם הראשונית: 

1) תבנית למכתב תשובה : הזמנה להמשך תהליך המיון

להורדת התבנית למכתב הזמנה להמשך תהליך בפורמט וורד לחץ/י כאן

——————————————————————————————

עבור

שם נציג הארגון הפונה

הנדון: הזמנה להמשיך בתהליך המיון לקבלת מענק עבור פרויקט "XXX" מקרן ישראלי

שלום רב,

קראנו בעיון והתרשמנו מהפרויקט אותו הצגתם בפנייתכם למענק מ"קרן ישראלי".

אנו שמחים להזמין אתכם להתקדם בתהליך המיון ולהגיש בקשה מפורטת לקבלת מענק.

למכתב זה מצורפת תבנית כרטיס פרויקט ורשימת מסמכים ואישורים שעליכם להעביר אלינו עד תאריך XXX

לשם המשך התהליך. את המסמכים יש להעביר ב e-mail לכתובת yael@israeli.org.il או באמצעות הפקס לטלפון 08-8888889*.

לאחר בחינת המסמכים שתשלחו, ייתכן ונציגת הקרן תיצור עמכם קשר לתיאום ביקור בארגונכם.

יובהר כי הקרן מזמינה מספר ארגונים להגיש בקשה מפורטת, ומתוכם רק חלק יקבלו את המענק.

הנהלת הקרן מתכננת לקבל החלטה לגבי הארגונים הנבחרים וגודל המענק במהלך חודש X.

אנו מעריכים את המאמצים שאתם משקיעים בהגשת הבקשה. במידה ויש שאלות או צורך בהבהרות לגבי הגשת הבקשה, ניתן לפנות לגב' יעל ישראלי בטלפון 08-8888888 בכל יום בין השעות 9:00-13:00.

היה ומסיבה כלשהי אינכם מעוניינים בהמשך התהליך- אנא עדכנו אותנו.

בכבוד רב

ישראלה ישראלי

מנהלת הקרן

——————————————————————————————

*הבהרה: יש לקבוע תאריך מתאים לקבלת החומרים הכתובים, שלאחריו יישאר מספיק זמן כדי לערוך ביקורים בארגונים שיימצאו מתאימים, להתייעץ עם מומחים ולעבד את המידע שנאסף- כל זאת- לפני מועד קבלת ההחלטה בקרן

2) תבנית למכתב תשובה : מכתב סיום תהליך

להורדת תבנית מכתב סיום תהליך בפורמט וורד לחץ/י כאן

——————————————————————————————  

עבור 

שם נציג הארגון הפונה

הנדון: פנייתכם לקבלת מענק עבור פרויקט "XXX" מקרן ישראלי

שלום רב,

קיבלנו את פנייתכם למענק מ"קרן ישראלי" עבור פרויקט XXX. לצערנו, אין באפשרותנו להיענות לפנייתכם במסגרת סבב מענקים זה .

XXXXXXXXX 

[אפשרויות לבחירת משפט הסבר מדוע  הפנייה נדחית

הסיבה המרכזית לדחיית הבקשה היא :

א. פעילותכם למען YYY חשובה ביותר, אולם הקרן שמה לה למטרה לטפל בנושאים אחרים, שאינם קשורים בצורה ישירה לפעילותכם (התייחסות לתחום הפעילות)
ב. לצערנו, מצבה המשפטי של העמותה אינו מאפשר לנו להעניק לכם מענק בשלב זה. (התייחסות למצב המשפטי של הארגון)
ג. לצערנו, תאור רציונל הפרוייקט/ מטרות הפרוייקט/ דרכי הפעולה של הפרוייקט לא היו בהירים מספיק כדי שהקרן תוכל לקבל החלטה להשקיע בפרוייקט בשלב זה / אינם עולים בקנה אחד עם התפישה המקצועית של הקרן לגבי פעילות בתחום XXX (התייחסות לתכני הפרוייקט שהוצגו)
ד. אחר

עד כאן]

XXXXXXXXXXXX

אנו מעריכים את המאמצים שהשקעתם עד כה, ומאחלים לכם בהצלחה בהמשך.

בכבוד רב

ישראלה ישראלי

מנהלת הקרן