מכתב גישוש ראשון לגורם מימון

תקציר:

מטרת מכתב הגישוש הראשון היא לבחון אם הנמען – מקור של משאב כלשהו -מעוניין בכלל בקשר אתכם. מתי מתאים לשלוח מכתב כזה?

כשמקור המימון (או משאבים אחרים) אינו נוהג לקבוע ולפרסם נהלי יצירת קשר, לרבות טפסים ומועדי פנייה ספציפיים. כשהתחום שלכם אינו נכלל בהגדרת מגמות המימון של מקור מימון, אבל יש לכם סיבה ממש טובה להניח שבכל זאת יהיה לגורם המימון עניין בעשייה שלכם (אולי קשר אישי, אולי העשייה שלכם מביאה תועלת לתחום שלהם…)

מספר כללי ברזל לפנייה ראשונה לגורם מממן:
– עליכם להיות ברורים וקולעים – יתכן והנמען מקבל עשרות או מאות פניות כתובות.זכרו את המטרה ואל תכתבו דברים נוספים ומיותרים.
-כתבו בתמציתיות, ניסוח פשוט, ישר ולעניין.
-שאפו לעמוד אחד בלבד, בגופן ברור.
-ראשי פרקים מקלים על הבנה מהירה.
-וודאו איות נכון של שמות ודייקו בנתונים, תארים ותפקידים.
-כתבו מייד מה מטרת המכתב (זה נראה רציני ומכובד).
-אל תשתמשו במילות רגש וגוזמה – התוכן צריך לדבר בעד עצמו.
-כתבו את האמת בלבד, בלי הצהרות שאין מאחוריהן ממש, זה יכשיל אתכם בסוף.
-מספרים תמיד מרשימים ונותנים תמונת אמת – מספרי משתתפים בתכניות, גידול בהיקפים במשך השנים, נתוני הצלחה, תקציב, מתנדבים וכד'.
-וודאו שפורמט המכתב מתאים למקובל בתרבות הנמען (למשל סוג הסיום או הברכה בסוף, או בארה"ב התאריך נכתב כשהחודש ראשון והיום שני (2/5/09 = החמישי לפברואר) ואילו בשאר הארצות, ההפך מקובל.
-מי חתום על מכתבכם? המעמד או המוניטין המקצועי של החותם צריך לתת כבוד לנמען, כך שבד"כ פנייה לראש צריך לשאת את חתימת הראש שלכם – המנכ"ל, היו"ר וכד', עם העתקים לבעלי תפקידים רלוונטיים ומרשימים ולמי שימשיך את הקשר (אתם אולי).
-יותר טוב בדוא"ל ולא בדואר. בקשו אישור קריאה וחזרו טלפונית או בדוא"ל כעבור שבוע על מנת לוודא שבקשתכם נקראה ובקשו בנימוס תגובה.

לדוגמא והנחיות למכתב גישוש ראשון בעברית לגורם מממן לחצ/י כאן
לדוגמא והנחיות למכתב גישוש ראשון באנגלית לגורם מממן לחצ/י כאן