כלי לגיבוש תיאור תפקיד בארגון חברתי

תיאור תפקיד הנו תמצות ברור ומדויק של תפקיד מסוים. תיאור זה מהווה בסיס ראשוני ממנו ניתן להמשיך ולפרט הגדרת תפקיד רחבה יותר.

תיאור תפקיד משמש בסיס לאיתור מועמדים לתפקיד (לפרסום, להפצה במייל, במודעת דרושים וכד').

בהמשך נציג דוגמאות של תיאורי תפקיד שונים.

לכלי המלא: "תיאור תפקיד" לחץ כאן

מבנה תיאור התפקיד

1. רקע קצר על הארגון

2. רקע קצר על התפקיד או תפיסת תפקיד

3. תיאור מרכיבי התפקיד- משימות עיקריות שבאחריות בעל התפקיד

4. כפיפות- למי כפוף בעל התפקיד ומי כפוף לו

5. כישורים נדרשים- ידע, מיומנויות וערכים הנדרשים מבעל התפקיד

6. היקף המשרה

7. פרטי התקשרות

8. מאפיינים מיוחדים – מיקום גיאוגרפי, תנאי סף (רכב, שפה וכד')

9. תנאי שכר ותנאים סוציאליים (אופציונאלי)

מטרות תיאור התפקיד

◄ ניסוח מודעות דרושים– תיאור התפקיד הוא מודעת דרושים המציגה את הדרישות מבעל התפקיד. תיאור תפקיד טוב ימקד את המועמדים ויבהיר מי מתאים/ לא מתאים לתפקיד.

◄ פיתוח וניהול תהליכי איתור, גיוס ומיון– על בסיס תיאור התפקיד ניתן לפתח תהליכי איתור, גיוס ומיון. כאשר ברורים הכישורים הנדרשים והמשימות העיקריות שבאחריות בעל התפקיד ניתן לפתח תהליכי מיון מדויקים, אפקטיביים ויעילים.

◄ בסיס התחלתי להכשרה/חפיפה/כניסה לתפקיד– לאחר כתיבת תיאור התפקיד יש להחליט אילו מרכיבים בתיאור התפקיד הם תנאי סף שמהווים בסיס למיון ואילו מרכיבים ניתן ללמד את בעל התפקיד בהמשך.

לדוגמה: כישור כגון- "אנגלית ברמת שפת אם" יהיה כישור שחייב לאפיין את המועמד לתפקיד מראש ויהווה בסיס לקבלה/ אי-קבלה לתפקיד. לעומת-זאת, כישור כגון "בניית תקציב" יכול להיות כישור שהארגון יכשיר את בעל התפקיד לבצעו לאחר שיכנס לתפקיד.

מכאן שתיאור התפקיד יהווה בסיס התחלתי להכשרה ויתווה אילו תכנים יכללו בה.

שים לב– תיאור התפקיד אינו מפורט דיו כדי להוות בסיס מלא ומקיף להכשרה. לאחר פיתוחו יש לפתח הגדרת תפקיד מפורטת יותר. על-סמך הגדרה זו תפותח ההכשרה בצורה מדויקת ומקיפה.

◄ קווי מתאר לתפקיד– תיאור התפקיד מציג "תמונה" ברורה ופשוטה יחסית של התפקיד. זהו השלב הראשוני של "ההכרות" עם התפקיד. לפני שנכנסים לדקויות ולפרטים (דבר שנעשה בשלב הגדרת התפקיד), תיאור התפקיד מספק תמונה שלמה וכללית על הציפיות מבעל התפקיד.

דגשים לכתיבת תיאור תפקיד:

ניסוח מדויק וקונקרטי- תיאור התפקיד צריך להיות ברור ומדויק. המטרה היא שכשמועמד לתפקיד קורא את התיאור יהיה לו ברור בדיוק מה התפקיד דורש והאם הוא עונה לדרישות אלו. הגדרה לא מדויקת דיה לא תאפשר סינון נכון של המועמדים.
ההקשר שבו מתבצע התפקיד- חשוב מאוד להבהיר דרך התיאור באיזה הקשר מתבצע התפקיד. לא מספיק לכתוב, למשל, "מנהל כספים". יש לפרט איזה מנהל כספים, מול מי הוא עובד, באיזה סוג של ארגון וכדומה. לעיתים ההקשר בו מתבצע התפקיד משמעותי יותר מהתפקיד עצמו ועל-כן יש להדגיש אותו כבר בתיאור התפקיד.
אופי התפקיד- גם את אופי התפקיד יש להציג בצורה ברורה כבר בתיאור התפקיד. אנשים שונים מתאימים לתפקידים באופי שונה, והגדרת אופי התפקיד כבר בשלב מוקדם תמנע חוסר בהירות ותאפשר התאמה מדויקת של המועמד המתאים לתפקיד המתאים. אופי תפקיד לדוגמה: ביצועי / תכנוני / תפעולי / אסטרטגי / מרוכז / מבוזר / בצוות / בודד / יזמות / ניהול שוטף וכו'.
גמישות- כפי שניתן לראות בדוגמאות, ישנה יותר מדרך אחת לכתוב תיאור תפקיד ויש צורך להתאים את הניסוח לתפקיד הרצוי. הגמישות צריכה לאפיין את סגנון הכתיבה ויכול להיות שבאותו הארגון שני תיאורי תפקיד יכתבו באופן שונה.
יתרונות וחסרונות של ציון תנאי השכר- היתרונות והחסרונות המרכזיים בפרסום השכר קשורים כולם למיון המועמדים. פרסום השכר בתיאור התפקיד מאפשר/פוגע בסינון ראשוני מדויק.

ועוד – 3 דוגמאות לתיאורי תפקידים: