כלי
2016
ד"ר גילה מלך וצוות שיתופים
קובץ מעקב ארגונים שפנו לקבל מענק
תקציר:
קובץ מעקב ארגונים מאפשר לקרן לבצע מעקב שוטף אחר סטאטוס ההתקשרות שלה עם כל ארגון שפנה לקבל מענק: ארגונים המקבלים תמיכה בשנה זו, כאלו שהקשר עימם הסתיים (בין אם קבלו מענק ובין אם לאו) וארגונים שפנייתם בשלבי הבדיקה לקראת קבלת החלטה.
הכלי שלפניכם מגדיר ומאפיין את כל פריטי המידה ("שדות") הנחוצים לביצוע מעקב לכל אורך תהליך ההתקשרות. רובם המכריע של שדות המידע נגזר מהכלים השונים בארגז כלים זה.
ניתן להשתמש בכלי כפי שהוא מוצג כאן, בפורמט אקסל פשוט, או להטמיע את השדות המוצגים בו במערכת ניהול/ מידע של הקרן.
גוף הכלי:
המידע בקובץ המעקב תמציתי ביותר- שם או מספר טלפון, תאור כן/לא, סכום כסף או תאריך. במידה ונדרש מידע מפורט יותר, ניתן לדעת על פי המידע בקובץ המעקב האם מידע כזה קיים ברשומות הקרן.
מאחר שקובץ מעקב הארגונים מסכם בצורה תמציתית את כל ההתקשרויות, בעבר ובהווה של הקרן, עם כל הארגונים, ניתן להשתמש במידע מתוכו ליצירת סיכומים וסטטיסטיקות פשוטות לתאור "תיק ההשקעות" של הקרן. לדוגמה- לבחור את כל הפרויקטים המיועדים לאוכלוסיית יעד מסויימת, ולבדוק את היקף ההשקעות של הקרן באותה אוכלוסיה מעבר לפרויקטים השונים; או לבחור את כל הפרויקטים שהקרן השקיעה בהם מעל סכום מסויים, ועוד.
הגליון "התקשרויות בתוקף" מאפשר לקבל תמונת מצב של כל ההתקשרויות של הקרן בהווה, גם זאת לצורך תאור דפוסים, התפלגות ההשקעות וכדומה.
מבנה קובץ המעקב
מומלץ לפתוח את קובץ המעקב ולעיין בו תוך כדי קריאת תאור המבנה:
- קובץ המעקב האקסלי מכיל מידע על כל הארגונים עימם נמצאת הקרן בקשר או שהייתה עימם בקשר בעבר.
- עבור כל ארגון נפתח גליון חדש בקובץ. בכל גליון- מידע אודות כל הפרויקטים שהארגון קיים לגביהם קשר עם הקרן – כל פרויקט בעמודה נפרדת. את ההתקשרות החדשה, הנמצאת בתוקף בשנה זו, יש לעדכן בעמודה "התקשרות בתוקף". התקשרויות אחרות יוצגו לפי הסדר הכרונולוגי
- כל קבוצת שורות בקובץ מגדירה שלב בהתפתחות הקשר בין הקרן לארגון הפונה.
- בכל שלב– מספר שורות המכילות את המידע שהצטבר לגבי הארגון באותו שלב.
- עבור כל שורה, מוגדר איזה סוג מידע יש לעדכן: תאריך, מספר, סכום (ש"ח), כן/לא, או טקסט חופשי. חשוב למלא את השורות על פי ההגדרות הללו כדי לייצר עקביות מעבר לפרויקטים וארגונים.
- הגליון "כלל ההתקשרויות בתוקף" מציג תמונת מצב לגבי כל ההתקשרויות התקפות של הקרן בשנה נתונה. המידע לגליון זה מתעדכן באופן אוטומטי מכל הגליונות האחרים.
- הערה: בקרנות הנמצאות בקשר עם כמות גדולה של פרוייקטים וארגונים, מוצע להגדיר קטגוריות עבור חלק מהשדות המוגדרים כ"טקסט ". לדוגמה, רשימת קבועה של אוכלוסיות יעד מתוכה ניתן לבחור את המתאימה עבור כל פרויקט, או רשימת תחומי עיסוק קבועים מתוכם ניתן לבחור
כיצד להשתמש בקובץ?
- יש לפתוח גליון חדש עבור כל ארגון שפונה בפעם הראשונה לקבלת מענק.
- עבור ארגונים שפנו לקרן בעבר, יש להוסיף עמודה חדשה בגליון קיים של הארגון.
- מוצע לעדכן את הקובץ לפחות פעם אחת בכל שלב של טיפול בפנייה. לדוגמה, להשלים את המידע בשלב הפנייה הראשונית מיד בסיומו, כאשר מתקבלת ההחלטה לגבי המשך או דחיית הפנייה. כך, המידע עדיין זמין ולא נדרש מאמץ כדי לשחזר תאריכים, שמות או פריטי מידע אחרים.
- מטבע הדברים, יהיו פרוייקטים רבים שלגביהם יהיה מידע חלקי בלבד, מאחר שהקרן החליטה בשלב מוקדם כלשהו לא להמשיך עימם את הקשר.
לתסדיר (פורמט) לקובץ מעקב ארגונים שפנו לקרן לחץ כאן
לסיכום
שימוש שוטף ועקבי בקובץ מעקב ארגונים יכול להקל על ניהול המענקים של הקרן ולייעל את העבודה. הקובץ מכיל מידע תפעולי נחוץ לגבי כל אחד מהארגונים והפרויקטים בהם הקרן מעורבת, בצורה מתומצתת ונגישה. הוא מאפשר לקבל תמונת מצב עדכנית על מהות הפרוייקט ומצב הקשר עימו מבלי לנבור בתיקיות ומסמכים מפורטים או לקרוא כמות גדולה של מלל, ומבלי הצורך להסתמך על הזיכרון בלבד.
ריכוז מידע אודות כל הפרוייקטים והארגונים עימם הקרן הייתה ונמצאת בקשר, מספק לקרן הזדמנות להציג תמונת מצב של השקעותיה לפי חיתוכים שונים, מאחר שהנתונים בקובץ המעקב נאספים באופן שיטתי, על פי שדות אחידים.
