הערכת מוכנות לתהליך השפעה משותפת

כמו רץ מרתון המכין את גופו ונפשו לקראת המרוץ, גם בתהליכים להשפעה משותפת עלינו להכין היטב את התשתיות והצידה לדרך. הערכת מוכנות הינה שלב מקדים המאפשר לנו להתכונן לקראת המסע הארוך הכרוך בתהליכים מורכבים. לא תמיד אפשר לצפות הצלחה בטוחה בתהליכים מסוג זה, אך הכנה טובה תאפשר תנאים על מנת שהצלחה שכזו תתרחש.

נניח וקבוצה של אנשים, ארגונים, מנהלים או יזמים מזהים בעיה משותפת. גם כאשר כל אלו רואים זה בזה שותפים פוטנציאליים לקידום פתרון לאותה הבעיה, עליהם להעריך את מידת מוכנותם לתהליך עבודה משותף.

כלי זה מציג מספר סוגיות ושאלות מפתח שעלינו לשאול לפני שיוצאים להרפתקה המחייבת של לקידום משותף של פתרון בעיה חברתית מורכבת . בכלי נציע כיצד ניתן להעריך את מוכנותם של השחקנים לתהליך מורכב מסוג זה, תוך התייחסות לסוגיות מפתח אותן צריך לבדוק. כמו כן, נציע דרך לארגון האינפורמציה המתקבלת בתהליך הערכת המוכנות.

כלי זה מבוסס על הנסיון שהצטבר בשיתופים בניהול תהליכי שיח בין מגזריים, קולקטיב אימפקט ומרחבי השפעה, כמו גם על הידע מהעולם על הערכת מוכנות במודל קולקטיב אימפקט.

חלק 1: מה הם השלבים המקדימים להערכת המוכנות?

שלב הגישוש

כארגון שדרה, לרוב יתקיים שלב זה כאשר מספר שחקנים יוזמים מפגש ראשוני. במצב זה, אנחנו כבר יכולים להניח שיש תנאי מקדים וחשוב: יש שחקנים שרואים בבעיה חשובה ודחופה. כעת, כשלב הראשון, עלינו להעריך את היכולת של שחקנים אלו להניע/להוביל/להשתתף בתהליך. כלומר עלינו להעריך האם השחקנים השונים הינם משמעותיים ומובילים בשדה והאם הם מוכנים להשקיע משאבים בקידום התהליך? בנוסף, עלינו לבחון האם ארגונים אלו מזהים אותנו כארגון שיכול להחזיק סוג כזה של תהליך.

מה חשוב לנו לברר בפגישה הראשונית עם השחקנים?

ישנן מספר סוגיות חשובות לבירור. ראשית, יש להעריך את תנאי הבסיס ההכרחיים להנעת תהליכים מהסוג הזה: מנהיגות, דחיפות ומשאבים.

1 . מיהם השחקנים הפונים באיזו מידה שחקנים אלו משמעותיים ומרכזיים בשדה המדובר? בסוגיה זו רצוי לערוך שעורי בית מקדימים למפגש ולחקור קצת על השחקים.

2 . האם השחקנים רואים בסוגיה כדחופה? ישנם מספר אינדיקטורים לכך: אם השחקנים היו אלה שיזמו את הפגישה, יש סימן לכך שהם רואים בסוגיה חשובה, הקדישו לה מחשבה ואף סימנו את ארגון השדרה. אך אם זו היתה פגישה שהיוזמה שלה הגיעה ממקומות אחרים – שווה לבדוק באיזו מידה השחקנים אכן רואים בסוגיה חשובה ודחופה, ועל כן יהיו מוכנים להתחייב לתהליך שכזה. בנוסף, ראוי לבחון מה תפקידו ומיקומו של הגורם הפונה בתוך הארגון, אם לא מדובר בגורם בכיר, יש לבחון האם מדובר בגורם שיש לו תמיכה מצד הנהלת הארגון על מנת להעריך את המידה בה הארגון תופס את הסוגיה המדוברת כחשובה.

3 . מהם המשאבים הקיימים עבור שנת הפעילות הראשונה (אם לא קיימים יותר?) כדאי לברר גם מהן הציפיות של הארגונים הן מבחינת סדר גודל של עלויות כספיות, אך גם מבחינת מחויבות ונכונות להשקיע זמן, כוח אדם ומשאבים ארגוניים נוספים בפרויקט.

לאחר שבדקנו ששלושת תנאי הבסיס מתקיימים, כדאי לברר גם סוגיות הנוגעות למידת הבשלות של השדה ושל הקשרים בין הארגונים:

4 . האם קיימת היסטוריה של שיתופי הפעולה בין השחקנים, אם כן, מהי? אם היה ביניהם שתוף פעולה – מה היה טיבו? להיסטוריית היחסים יכולות להיות משמעויות שונות ומגוונות: במידה ולא היה כלל קשר, ייתכן וכדאי יהיה להתחיל מפרויקט פחות שאפתני, מעיין ׳פיילוט׳, ו/או לשים דגש על תהליך בניית אמון ויחסים. אם היה שת״פ מוצלח – זוהי נקודה חיובית שיכולה לקדם צעד נועז יותר. עם זאת, יתכן והשותפות לא צלחה וכדאי יהיה לברר מה בדיוק היה שם? מה ניתן ללמוד מהניסיון הכושל ומה הביא אותם לשוב ולנסות לשתף פעולה ביניהם?

5 . מידת ההסכמה הקיימת בין השחקנים אודות הסוגיה? חשוב להיות קשובים היטב לשחקנים, לראות האם הם באמת מבינים זה את זה והאם הם רואים את הבעיה ואת האסטרטגיה לקידום הפתרון באופן דומה, או שמא ישנם פערים ביניהם.

שלב ההעמקה

שלב הגישוש הראשוני יכול להעניק לנו מידע בסיסי, שממנו ניתן להמשיך לפגישות אישיות בהן נוכל להעמיק בסוגיות אשר סומנו בפגישה. בפגישות האישיות יוכלו גם לעלות נושאים ׳רגישים׳ יותר של כל ארגון / שחקן, דברים שלא היה רוצה להעלות בפורום היותר רחב, וגם דברים הנוגעים לפוליטיקה הבין-ארגונית בין השחקנים היוזמים. בפגישות האישיות למול כל אחד מהיזמים, כדאי לברר את הסוגיות הבאות:

• מוכנות של האדם המוביל- תפיסות ניהוליות ואישיות, מיקומו בארגון, ניסיון בתהליכי שותפות. במידה והאדם אינו המנכ״ל חשוב לברר על היחסים למול המנכ״ל, ועד מנהל אם יש, מידת ההסכמה והתמיכה שיש בארגון סביב הרעיון/היוזמה.

• מוכנות של הארגון. כאן כדאי לבחון סוגיות הנוגעות ליחס בין נושא הפרויקט לבין משימת הליבה של הארגון, כמו גם תהליכים ארגוניים פנימיים שמתרחשים ועשויים להשפיע על פניות ועניין. תפיסת הארגון את השותפים האחרים, מידת האמון שיש לו בשותפים, ניסיון העבר (אם היה).

• מידת מחויבות לתהליך והשקעה של משאבים חומריים ואנושיים.
  
  **חשוב לציין כי הסוגיות המופיעות בשלב הגישוש רלבנטיות וחשובות גם לשלב ההעמקה ולהפך. עם זאת, חשוב להבחין בין השלבים ולהיות רגישים לסוגיות מסוימות שכדאי להעלות במפגש המשותף, וכאלה שאולי מוטב לשמור לשלב האישי )כמו נושאים של פוליטיקה פנים ארגונית, תהליכים ארגוניים פנימיים ששחקנים יעדיפו לשתף בהם באחד על אחד ולא בנוכחותם של שחקנים אחרים).

חלק 2 – בדיקת מוכנות בקרב השותפים הפוטנציאליים

לאחר הבירור הראשוני (ומתוך הנחה שהעלה אינדיקטורים חיוביים להמשך התהליך), ניתן להרחיב את בדיקת המוכנות לקבוצת השותפים הרחבה. במפגש זה ייקחו חלק השותפים המובילים, כמו גם שחקנים נוספים שזוהו ומעוניינים להיות שותפים בפרויקט.

מטרות המפגש:
1 . הערכה משותפת את מידת המוכנות לתהליך בקרב המשתתפים.
2 . סימון כיוונים ומשמעויות לקידום התהליך לקראת מוכנות.

תרגיל להערכת המוכנות
*ראה תרשים זרימה מסכם בסוף הסעיף

1 . כל אחד מהשחקנים יקבל מספר פתקיות צבעוניות שניתן להדביקן לדפים אחרים. כל שחקן יקבל פתקיות בצבע אחר. למשל – משתתף A יקבל דפים בצבע ירוק ואילו משתתף B דפים בצבע צהוב וכן הלאה. דפים אלה ישמשו את השחקנים למענה על שאלות בדיקת המוכנות.

2 . לאורך קירות החדר ייתלו דפי פליפ צ׳ארט אשר כל אחד מהם יוקדש לשאלה אחרת שקשורה לבדיקת המוכנות. בראש הדף תופיע השאלה, ומתחתיה סקאלה. בצד אחד של הסקאלה יופיע תיאור העוסק במוכנות גבוהה ביחס לשאלה ואילו בצד השני יופיע תיאור המתאר מוכנות נמוכה ביחס לשאלה (ראה נספח 1 לרשימה מפורטת של השאלות עם פורמט הסקאלה).

3 . השאלות יאורגנו בשלושה מימדים

1.כל קבוצת שאלות העוסקת במימד מסוים ירוכזו במקום אחד. כלומר – אם בחדר שלושה קירות, על כל קיר ייתלו דפי הפליפ צ׳ארט העוסקים בשאלות ממימד מסוים.

2 . על השחקנים לעבור בין דפי הפליפ צ׳ארט ולהניח פתקית במקום שהכי נכון עבורם על הסקאלות השונות. יש להסביר לשחקנים שחלק מהשאלות נוגעות לקבוצת המשתתפים במרחב, וחלקן מתייחסות אליהם ואל הארגון שלהם.

3 . לאחר שהשחקנים סיימו לענות על השאלות, נעבור יחד שאלה שאלה (אפשר לעשות זאת כמעיין הליכה בתערוכה). תחילה, נבקש מ- 3-2 השחקנים השונים לומר מדוע הם מיקמו את עצמם היכן שמיקמו. לאחר מכן, נבקש מהשחקנים לתאר את התמונה הכוללת המתקבלת ביחס לשאלה הנתונה מתוך התבוננות על המיקומים השונים של השחקנים. לבסוף, נסכם מהן המסקנות המרכזיות העולות מתוך התמקמות השחקנים ביחס לסוגייה.

4 . דיון מסכם במליאה: לאחר שנעבור על כל השאלות, נכנס את המשתתפים לדיון במשמעויות שעולות מתוך תמונת המצב של בדיקת המוכנות שערכנו, וגזירת מסקנות וצעדים להמשך הדרך לאור הבדיקה (ראה הרחבה בנספח 2 בנוגע למשמעויות וצעדים ביחס לכל אחת מסוגיות המפתח). נשאל את המשתתפים:

-באילו סוגיות ישנה המוכנות הרבה ביותר ? כיצד אנו יכולים למנף מוכנות זו?
-היכן אנו מזהים את המוכנות הנמוכה ביותר ?מה ניתן לעשות על מנת לחזק את עצמנו בסוגיות אלו?
-מהם הצעדים שעלינו לעשות בחצי שנה הקרובה (ביחד ולחוד) על מנת לקדם מוכנות למרחב השפעה?

חלק 3 – ארגון ומעקב אחר הבשלות על ידי ארגון השדרה / יועץ התהליך

מפגשי הערכת המוכנות הניבו ידע רב, שעשוי לא אחת להציף ולבלבל. להלן טבלה המציעה דרך לארגן את המידע הרב שנאסף (בפגישות המקדימות, במפגשי ההעמקה האישיים ובמפגש הקבוצתי). טבלה זו יכולה לשמש את אנשי ארגון השדרה המלווה ו/או היועצים לפרויקט על מנת לעקוב אחר התקדמות הקבוצה במוכנות לפרויקט.

הטבלה מחולקת ל- 4 רמות של ניתוח: המנכ״ל/שחקן, הארגון, רשת השותפים והשדה. בכל אחת מהרמות ניתן להתייחס לסוגיות של יחסים, תהליך ותוצאה:

סיכום

כלי זה מסייע לארגון השדרה בשלב המקדמי, טרם הנעת יוזמת קולקטיב אימפקט או תהליך שיתוף אחר, להעריך את מידת הבשלות של השחקנים המרכזיים. הכלי משלב את תפיסת מדדי ההצלחה (תוצאה, תהליך ויחסים) עם הכלי של חברת FSG להערכת מוכנות, ואנו מקוות שהוא יעזור לגורמים מקצועיים שונים, בבירור ההכרחי וההבנה של בשלות השחקנים לציאה לתהליך משותף.

להורדת PDF של מאמר זה