כלי
2016
צוות שיתופים
שלב 2: היערכות לתהליך האסטרטגי
תקציר:
בשלב ההיערכות נבדוק באופן מעמיק אם נכון לארגון לצאת לתהליך אסטרטגי במציאות הנוכחית. במקרה של מענה חיובי על השאלה עלינו ליצור מפה מפורטת לתהליך, שתהווה את הבסיס ליציאה לדרך ותלווה אותנו בצמתים השונים בתהליך. מומלץ להקדיש למיצוי השלב מספר פגישות שבהן יידונו סוגיות מרכזיות.
המניע לתהליך האסטרטגי ישפיע רבות על התהליך עצמו. יציאה לדרך מתוך מוטיבציה פנימית, כמו לדוגמה צורך בשינוי תקופתי בארגון או משבר בארגון, או יציאה לדרך מתוך מוטיבציה חיצונית כגון זכייה במכרז, המחייבת היערכות לשינויים באופן מיידי, ישפיעו על אופן קבלת ההחלטות בתהליך בכלל ובשלב ההיערכות בפרט.
להלן הכלים המוצעים לשלב:
• כלי לקבלת החלטות בשלב ההיערכות
• כלי לכתיבת תכנית היערכות
תפקיד המנכ"ל החברתי בשלב הנוכחי הוא מרכזי ומשמעותי ביותר!
על המנכ"ל לקבל החלטה מכרעת ובעלת השלכות בהתאם לבשלות הארגון לצאת לתהליך האסטרטגי:
- עליו לאזור את האומץ לומר "לא" אם התנאים בארגון טרם הבשילו;
- עליו לשאת בכובד האחריות ולומר "כן" ליציאה לדרך לתהליך אסטרטגי.
לאור כך בשלב ההיערכות אנו ממליצים לנסות ככל הניתן לפגוש את המציאות כפי שהיא, לוותר על ה"פנטזיות", להיות ענייניים ותכליתיים, לנהל את השלב ביסודיות ולשתף גורמי מפתח רלוונטיים לתהליך.
בשלב ההיערכות מקובל לפעול לפי שלבים אלה:
- בחירת הגורמים הרלוונטיים שיש לשתף בכל שלב. מומלץ בשלב זה לשתף גורמים מהמעגל הראשון: יו"ר, ועד מנהל והנהלה שכירה.
- קבלת החלטה אם לצאת לתהליך האסטרטגי ודיון בסוגיות רלוונטיות נוספות – תקציב, כוח אדם, שינויים צפויים בארגון ועוד.
- אם הוחלט לצאת לדרך, הכנת מסמך היערכות המכין את המנכ"ל החברתי למפגש עם מלווה, עם היועץ או עם עצמו, ויוצר תיאום ציפיות וקו מנחה בקרב כלל המעורבים בתהליך התכנון.
- אישור המסמך על ידי הוועד המנהל וכל גורם מהותי אחר.
שלב ההיערכות מנוהל היטב אם מתקיימים תנאים אלה:
- השלב מייצר בהירות לגבי הדרך שהארגון יוצא אליה.
- השלב מייצר מסמך מסגרת ברור של זמן, תקציב ומוכנות הארגון.
- השלב ממפה את מערך הכוחות בארגון: מתנגדים, נקודות קושי ועוד.
- השלב מעורר את מוטיבציית המנהלים בארגון ומעורר סקרנות ומשיכה לביצוע התהליך.
לסיכום, בשלב ההיערכות נבחן את בשלות הארגון לצאת לתהליך האסטרטגי; אם נגלה מוכנות ליציאה לתהליך נכתוב מסמך היערכות מובנה לצורך היערכות מקדימה לתהליך האסטרטגי. הכלים שילוו אותנו בשלב זה הם: