כלי
2016
צוות שיתופים
שלב 4: ניתוח התהליך האסטרטגי
תקציר:
שלב הניתוח מתקיים בתהליך האסטרטגי לאחר שלב ההיערכות ושלב בניית המצפן.
אם אתם נמצאים בשלב זה, הספקתם עד כה להחליט אם לצאת לתהליך האסטרטגי, להגדיר את מטרות התהליך והתוצרים המצופים, לבחור את מידת הסיוע החיצוני הנדרש ואת הגישה לתהליך, ולבסוף – לבחון ולגבש, במידת הצורך, את המצפן הארגוני, המכיל את החזון, הערכים והייעוד של הארגון. כעת עליכם כמנכ"לים להוביל את שלב הניתוח בתהליך. בהצלחה!
שלב הניתוח עוסק בבחינת המגמות בסביבות הארגון – הסביבה הפנימית והסביבה החיצונית – ב-5-3 השנים האחרונות, תוך דגש על המציאות החברתית הרלוונטית שעליה הארגון מעוניין להשפיע. השינוי החברתי הוא מהות קיומו של הארגון החברתי, והארגון גם הוא חלק מסביבת ההשפעה ליצירת אותו שינוי החברתי נדרש.שלב זה מאופיין באיסוף ובניתוח של מידע שיעזור לארגון בגיבוש האסטרטגיה. לאורך השלב ובסיכומו יתקבלו מגוון תוצרים בהתאם למטרת התהליך של כל ארגון.
הכלים המוצעים לשלב:
• כלי לניתוח הארגון – ניתוח הסביבה הפנימית
• כלי לניתוח המציאות החברתית – זו שעליה הארגון משפיע
• כלי לניתוח הסביבה המשפיעה – ניתוח סביבת המיקרו, הכוללת את בעלי העניין המשפיעים על השינוי החברתי
• כלי לניתוח החברה כולה – ניתוח מקרו
תפקיד המנכ"ל החברתי בשלב הניתוח הוא לבחור את גבולות הניתוח ואת האנשים לביצוע המשימה, ולבחון אם תמונת המצב שהתקבלה מספקת בסיס רחב דיו המאפשר להמשיך לשלב גיבוש האסטרטגיה.
כאמור, בשלב זה נערך ניתוח של סביבות שונות – הפנימית והחיצונית. בשני המקרים אנו ממליצים על שלבי עבודה דומים.
תהליך העבודה המומלץ לשלב הניתוח:
1. אפיון המידע לניתוח – כלומר מהו המידע שנרצה לנתח. רצוי לפרט את כל המשתנים בסביבה החיצונית ובסביבה הפנימית, ולבחור מתוכם את הנושאים לניתוח בהתאם למטרות התהליך האסטרטגי שבמסמך ההיערכות. לדוגמה, אם המטרות מתמקדות בחיזוק מנגנונים פנימיים נתמקד בניתוח הארגון עצמו; אך אם מטרת התהליך היא בחינת תחומי הפעילות של הארגון אזי מרבית הנושאים רלוונטיים ויש לבצע ניתוח רחב הכולל את סביבות המיקרו והמקרו של הארגון. אם נבצע ניתוח פנימי שיש לו קשר להשפעת הסביבה החיצונית, כמו לדוגמה ניתוח המצב הפיננסי בארגון, חשוב להתמקד בנושאים הרלוונטיים בכל אחד מהניתוחים. מומלץ לנתח תמיד את מפת בעלי העניין , ללא קשר לנושאי הניתוח. כמו כן מומלץ להתמקד ולהגדיר את היקפי ניתוח סביבת המקרו וסביבת המיקרו.
2. הגדרת מקורות המידע – כלומר איך נאסוף את המידע. המידע יכול להתקבל ממקורות קיימים – כמו תכניות עבודה, דוחות כספיים, שליפת נתונים ממערכות המידע של הארגון, דוחות בקרה, אתרי אינטרנט, מחקרים קיימים וכדומה, או ממקורות מידע חדשים כגון ראיונות אישיים, קבוצות דיון, סקרים ועוד.
3. איסוף המידע – איסוף וריכוז הנתונים ממגוון המקורות. שלב זה יכול להתבצע על ידי צוות תכנון פנימי של הארגון או על ידי חברת ייעוץ שמתמחה בכך. בשלב האיסוף ניתן ורצוי לשלב עובדים, מתנדבים ובעלי עניין של הארגון. מהלך זה ייצור אצלם בהמשך פתיחות ולגיטימיות לתהליך כולו מתוך תחושת שייכות והשפעה. תכופות, הסתכלות על מגמות בעבר מקלה בהמשך על הסתכלות וניתוח מגמות לעתיד.
4. ניתוח המידע – בשלב זה נלמד לעומק את החומר שנאסף. יש "לחפור" במידע, להצליב בין הממצאים של אנשי הצוות והמחלקות השונות ולברר שאלות שעולות תוך כדי הלמידה. כל זאת על מנת להכיר את הארגון בצורה הטובה ביותר כדי שיהיה אפשר להצביע על תופעות, תובנות ומגמות ולגבש ממצאים ומסקנות שיעזרו בגיבוש האסטרטגיה הנבחרת.
5. הכנת התוצרים – לאחר למידת העומק יש לתרגם את ממצאי הניתוח לכדי תוצר המרכז את כלל הנתונים שנאספו ולצדם מסקנות, מגמות, תובנות ושאלות מרכזיות שעולות מהם. (טבלת ה-SWOT יכולה להיות תוצר מסכם של שלב זה. באמצעות הטבלה אפשר לזהות שילובים של חוזקות והזדמנויות כ"מנופים" להתפתחות הארגון וחולשות ואיומים כ"בטן רכה" של הארגון. לדוגמאות יישומיות עיינו בכלים נוספים של שיתופים לניתוח סביבת הארגון ולניתוח SWOT). התוצר צריך להציג בפני הארגון תמונת מצב מלאה של הנושאים שהוגדרו לניתוח באמצעות מסמכים, טבלאות, גרפים ומצגות.
שלב הניתוח מנוהל היטב אם מתקיימים תנאים אלה:
- קיים שיתוף פעולה של הגורמים בארגון באיסוף הנתונים ובניתוחם.
- השלב מאפשר למידה של תחומים רלוונטיים להתפתחות הארגון.
- מתקיים שיח על ליבת ההשפעה של הארגון ועל מקומו ביחס לגורמים אחרים המשפיעים על המציאות החברתית שהארגון רוצה לשנות.
- בסיום השלב מתקבלים התוצרים שהוגדרו, אשר עליהם יתבססו הדיונים לגיבוש האסטרטגיה של הארגון.
לאחר שהוכנו התוצרים משלב הניתוח נשמח להציע לכם את הכלי הבא, שתפקידו גיבוש אסטרטגיה.